Smitteavfallsesker til helseforetakene i Helse Midt-Norge og Helse Sør-Øst

Sykehusinnkjøp HF gjennomfører en åpen anbudskonkurranse for rammeavtale om sag og drill til ortopedisk kirurgi (hardware) i Helse Midt-Norge, med 5 uavhengige delkontrakter (Large bone, Large bone presisjonssag, Small bone, samt to kablede finkirurgiske grep med batteri-opsjon). I tillegg inngås egen rammeavtale for utstyrsavhengig forbruksmateriell (sagblader, borr m.m.) med logistikkbetingelser. Hardware-avtaler gjelder 1 år med forlengelse inntil 1 år av gangen (maks 6 år), mens forbruksmateriell gjelder 2 år med forlengelse (maks 4 år) og skal gjelde så lenge kompatibelt utstyr brukes i regionen. Det avholdes produktpresentasjon, demonstrasjon og klinisk utprøving som evalueringsgrunnlag. Tildeling skjer per delkontrakt på beste forhold mellom kostnad og kvalitet.

• Tilbyder skal være registrert i foretaksregister eller handelsregister i etableringsstaten.

  Dokumentasjon: Firmaattest (norsk) eller attest for lovbestemt registrering (utenlandsk).

  Kilde: Kapittel 5.1 Registreringer, autorisasjoner mv.
• Tilbudet må vurderes som kvalifisert; Tilbyder skal fylle ut ESPD som foreløpig dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav.

  Dokumentasjon: ESPD integrert i oppdragsgivers KGV for gjeldende delkontrakt.

  Kilde: Kapittel 4.1 og Kapittel 5 (ESPD omtale)
• Tilbyder kan støtte seg på andre virksomheters kapasitet for å oppfylle kvalifikasjonskrav.

  Dokumentasjon: ESPD-erklæring for både Tilbyder og støttende virksomhet; forpliktelseserklæring som dokumenterer rådighet over nødvendige ressurser.

  Kilde: Kapittel 5.2 Støtte fra andre virksomheter

• Tilbud skal leveres elektronisk i oppdragsgivers KGV for gjeldende delkontrakt innen tilbudsfrist. Systemet tillater ikke levering etter frist; siste leverte tilbud regnes som endelig.Kilde: Kapittel 3.1 Innlevering av tilbud
• Tilbudets vedlegg skal merkes slik at oppdragsgiver ser tilbyder og innhold.Kilde: Kapittel 3.2 Tilbudets utforming
• Tilbud skal leveres utfylt per delkontrakt og med filnavn i angitt struktur (tilbudsbrev, kravspesifikasjon, prisskjema, masterdata, kontaktpunkter, russisk involvering, miljøskjema m.m.; inkl. sladdet versjon).Kilde: Kapittel 3.2 Tilbudets utforming
• Forbehold skal oppgis i Tilbudsbrev og skal være presise og entydige.Kilde: Kapittel 3.5 Forbehold
• Tilbudsspråk: norsk (brosjyrer mv. kan leveres på engelsk hvis ikke annet er oppgitt i kravspesifikasjon).Kilde: Kapittel 3.4 Språk
• Tilbyder skal levere sladdet versjon av tilbudet og bruksanvisning/ begrunnelse for sladding (taushetsplikt) i tråd med offentlighetsreglene.Kilde: Kapittel 3.8 Offentlighet
• Det skal gjennomføres demonstrasjon og klinisk utprøving; tilbyder skal levere vareprøver/utstyr til utprøving og merke sag/drill godt. Oppmøte skjer fysisk etter avtale.Kilde: Kapittel 3.9 Utprøving
• ESPD skal fylles ut i KGV som foreløpig dokumentasjon på at avvisningsgrunner og kvalifikasjonskrav er oppfylt.Kilde: Kapittel 4 ESPD

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

23.09.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Rammeavtale hardware: Varighet 1 år, kan forlenges med inntil 1 år av gangen; maks samlet avtaleperiode 6 år. Avtalen forlenges automatisk på likelydende vilkår med mindre kunden tar initiativ; avrop følger kjøpsavtale så lenge utstyret er i bruk.Kilde: Kapittel 1.4 Avtaleperiode
• Rammeavtale utstyrsavhengig forbruksmateriell: Varighet 2 år, kan forlenges med 2 år av gangen; gjelder så lenge kompatibelt utstyr brukes i Helse Midt-Norge. Rammeavtalen får uttømmende effekt når maksimalverdi treffer.Kilde: Kapittel 1.4 Avtaleperiode
• Krav til gjennomføring/avropsmekanismer (hardware): avrop fra leverandør som dekker behov for vedlikehold/kompatibilitet; regler for begrenset antall nye hardware-avrop fra leverandør og ved havari/kassasjon (kan erstatte med samme/tilders tilsvarende modell) fremgår av avropstekst/kjøpsavtale-bilag.Kilde: Bilag 05 Kjøpsavtale hardware sag og drill (Avrop)
• Leverandørens plikter ved bruk av avtalen: sikring av kompatibilitet med utstyrsavhengig forbruksmateriell; håndtering av avvik der kassert hardware ikke mottas (melding/varslingsplikt til relevant instans) fremgår av avropstekst.Kilde: Bilag 05 Kjøpsavtale hardware sag og drill (Leverandører/avropsmekanismer)
• Krav til taushetsplikt/sladding: tilbyder skal kunne levere korrekt sladdet versjon og begrunnelse for taushetsplikt.Kilde: Kapittel 3.8 Offentlighet og Bilag 02 Bruksanvisning og begrunnelse for sladding

• Kvalifikasjonskrav utover registrering/ESPD og støtte fra andre er ikke utledet fra den gjengitte teksten (kap. 5.2/5.3 mangler i utdraget for hardware-dokumentet).
• Kostnadsberegningens LCC-formel og konkrete underkomponenter (hardware/forbruk/service/reprosessering) er omtalt, men detaljer som eksakt prisskjema-oppstilling ligger i vedlegg/Excel og fremgår ikke i utdraget.
• Tildelingskriterienes konkrete evalueringskrav (E-krav) og hva som evalueres innen kvalitet ligger i kravspesifikasjonens excel-ark som ikke er inkludert i teksten.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. Kan dere bekrefte nøyaktig hvilke enheter/varer som inngår i «desinfeksjonsservietter til teknisk overflate» i denne avtalen, og hvordan varelinjene skal tolkes mot prisskjemaets produktlinjer?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite hvilket produktomfang som faktisk prises og tilbys (serviettype, overflatebruk, eventuelle varianter) for å unngå feil tilbud og avvik ved evaluering og avrop.

   Kilde: Kravspesifikasjon / Prisskjema (henvisning i konkurransebestemmelsene pkt. 1.2 og 1.6)

2. Hvordan vil pris bli evaluert i Prisskjema «med forholdsmessig metode» – kan dere dele formelen/elemetene fullt ut (f.eks. om det beregnes per varelinje og vektes mot volum/antall i prisskjema, og hvilken rolle eventuelle kolonner for omfang i prisskjema har)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Pris evalueres med en forholdsmessig metode, men formelen er ikke vist i utdraget. Full klarhet er nødvendig for riktig prissettingsstrategi.

   Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 6.2 Pris

3. I konkurransen skal det leveres vareprøver i «minst innerforpakning». Kan dere bekrefte: (1) hva som er krav til antall per varelinje (kolonne G i prisskjema), (2) om vareprøvene skal være identiske med tilbudt kommersiell konfigurasjon (inkl. størrelse, innhold og pakketype), og (3) hvem som dekker kostnader og eventuelle returer/ikke-retur?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Ulik tolkning av vareprøvekrav kan gi avvisningsrisiko/ulempelig evaluering. Dette må prises og planlegges før frist.

   Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 3.10 Vareprøver, demonstrasjon og utprøving

4. Vareprøver må være mottatt innen fristen 25.09.2026, ellers kan tilbud avvises. Kan dere bekrefte om det er anledning til å levere vareprøver tidlig ved senere avtalt oppstart (og eventuelt om dere aksepterer alternative forsendelses-/leveringsmåter enn angitt leveringsadresse)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Praktisk logistikksikkerhet påvirker om leverandøren rekker inn leveranse og dermed om tilbudet kan vurderes.

   Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 3.10 Vareprøver (leveringsadresse og frist)

5. Rammeavtalen oppgis med oppstart 15.11.2026 i konkurransebestemmelsene, mens rammeavtaledokumentet viser varighet 15.11.2026–14.11.2028. Kan dere bekrefte at datoene er konsistente og at «Avtaleperioden»/«prøvetid 6 måneder» regnes fra 15.11.2026?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Riktig tidsforståelse er viktig for leveringsdyktighet, implementering og oppfyllelse av avtaleplikter før/ved oppstart.

   Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 1.7 og Rammeavtale pkt. 1.4 (Avtaleperiode, forlengelse og oppsigelse)

6. Logistikk/implementering stiller krav om at leverandør skal være leveringsdyktig på avtalesortimentet senest oppstartdato, og for enkelte leveringsmottak fire uker/ni uker før oppstart. Kan dere spesifisere (med henvisning til Logistikkbetingelser) hva som i praksis utgjør «regionale forsyningssenter» og «kontrollstasjon» for denne avtalen, og hvilke avrops-/leveringsmottak som gjelder for hver helseregion?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Forpliktelsene til leveringsdyktighet før oppstart må operationaliseres. Uklare definisjoner kan gi risiko for forsinkelse og dagmulkt.

   Kilde: Rammeavtale pkt. 3.2 Implementering (fire uker/ni uker) og Rammeavtale pkt. 3.1 (Logistikkbetingelser/vedlegg)

7. DDP Incoterms® 2020 er lagt til grunn (risiko går over når varen er levert som avtalt). Kan dere bekrefte: (1) hvem som har risiko og kostnader ved forsinkelser etter at leveransen er «avtalt levert» til første leveringspunkt, og (2) hvilken «avtalt leveringsdato/tid» som brukes for dagmulkt ved avvik?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dagmulkt og avviksvurdering avhenger av leverings- og mottakspunktet. Leverandøren trenger presisering for riktig risikokalkyle og leveranseplan.

   Kilde: Rammeavtale pkt. 3.6 Generelle leveringsbetingelser og pkt. 9.2.6 Dagmulkt

8. Fakturerings- og statistikkrapportering: Kan dere bekrefte hvilke konkrete data felter (f.eks. artikkelnummer fra Bilag Prisskjema) som kreves i henholdsvis faktura og kvartalsvis salgsstatistikk, og om feil/avvik i artikkelnummer medfører gebyr eller primært korrigering?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må ha kontroll på datagrunnlag for å unngå gebyrer (f.eks. 500 kr pr faktura ved avvik) og dagmulkt/krav knyttet til statistikk.

   Kilde: Rammeavtale pkt. 4.2.5 Statistikk og pkt. 5.3 Fakturerings- og betalingsbetingelser

9. Prisjustering: Prisene er faste i 12 måneder etter avtalens oppstart, deretter justeres inntil én gang per år med 70% I44 og 30% KPI etter beregningsmetoden beskrevet. Kan dere bekrefte (1) hvilken måned/år som brukes som «tilbudfrist» i indekssammenhengen, og (2) om det finnes en konkret frist/fast dato for å fremme prisjusteringer utover «senest to måneder før prisjusteringen trer i kraft»?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uten presisering av referansetidspunkter og prosesskalender kan leverandøren risikere feil grunnlag eller fristbrudd ved fremtidige prisjusteringer.

   Kilde: Rammeavtale pkt. 5.2.2 (Prisjustering som følge av valutaendringer og indeksregulering)