Biladministrasjonsverktøy

Halden kommune skal inngå kontrakt om biladministrasjonsverktøy (biladministrasjon) levert som SaaS (web-basert, responsivt, norsk språk) med støtte for drift/vedlikehold/support, implementering/opplæring og migrering. Løsningen skal dekke funksjoner for kjøretøy- og føreradministrasjon, kjørebok/skattekriterier, booking/reservasjoner, integrasjoner (bl.a. KS FIKS, Entra ID, Visma Enterprise Plus, EPJ senere), samt GPS/OBD2 og åpne API-er. Kontrakten reguleres av SSA-L og relevante bilag; anslått verdi under 1,3 mill. (ekskl. mva). Planlagt oppstart umiddelbart etter signering. Kontraktsperiode oppgitt som 2 + 1 år (maks 3 år) i konkurransegrunnlaget.

• Leverandøren skal være registrert i foretaksregister/faglig register/handelsregister i staten der leverandøren er etablert.

  Dokumentasjon: Norske selskaper: firmaattest. Utenlandske selskaper: godtgjørelse på registrering i relevant register i etableringsstaten.

  Kilde: Konkurransegrunnlag Del I, pkt. 3.1 Skatteattest og firmaattest
• Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiavgift.

  Dokumentasjon: Skatteattest for skatt og skatteattest for merverdiavgift (ikke eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp).

  Kilde: Konkurransegrunnlag Del I, pkt. 3.1 Skatteattest og firmaattest
• Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å oppfylle kontrakten.

  Dokumentasjon: Siste årsregnskapet (vurdering baseres på kjente regnskapstall).

  Kilde: Konkurransegrunnlag Del I, pkt. 3.2 Leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet
• Leverandøren skal ha et velfungerende kvalitetssystem.

  Dokumentasjon: Gyldig sertifikat for kvalitetsledelse (f.eks. ISO 9001 eller tilsvarende) eller dokumentasjon som dekker kvalitet på tjenester, avviksbehandling og kontinuerlig forbedring (kvalitetshåndbok).

  Kilde: Konkurransegrunnlag Del I, pkt. 3.3 Kvalitetssystem

• Tilbud skal leveres elektronisk via Mercell-portal.Kilde: Konkurransegrunnlag Del I, pkt. 5 Innlevering av tilbud og tilbudsutforming
• Leverandør skal besvare kravspesifikasjonen i Bilag 1 ved å fylle ut Bilag 2 (JA/NEI og kort svar/redegjørelse).Kilde: Konkurransegrunnlag Del I, pkt. 5 Innlevering ...
• Bilag 3, 4, 5 og 10 skal fylles ut og leveres sammen med tilbudet.Kilde: Konkurransegrunnlag Del I, pkt. 5 Innlevering ...
• Tilbud (inkl. all dokumentasjon) skal være på norsk.Kilde: Konkurransegrunnlag Del I, pkt. 5 Innlevering ...
• Det skal leveres en elektronisk sladdet versjon av tilbudet (1 PDF) dersom tilbyder mener deler er underlagt taushetsplikt etter offentleglova § 13 og forvaltningsloven § 13.Kilde: Konkurransegrunnlag Del I, pkt. 5 Innlevering ... (Sladdet versjon)
• Filformater må følge Mercell sine aksepterte formater; zip-filer kan ikke innleveres.Kilde: Konkurransegrunnlag Del I, pkt. 5 Innlevering ...

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

16.09.2026

Språk

norsk

Elektronisk katalog

Tillatt

• Tjenestens omfang: løpende tjenester over internett («as a service»), evt. installasjon, konfigurering, tilpasning og integrasjoner hvis spesifisert i bilag 1. Leverandøren skal oppfylle krav i bilag 1 og 2 innen frister i bilag 3; drift av tjenesten inngår i vederlaget.Kilde: SSA-L Generell avtaletekst, punkt 1.1 og 2.1 (Leverandørens ansvar for tjenesten)
• Etablering og gjennomføring: plan for etableringsfase (bilag 3 ved behov), leveransemelding, godkjenningsprøve på 10 virkedager (med definisjoner for feil A/B/C) og fastsettelse av leveringsdag.Kilde: SSA-L Generell avtaletekst, punkt 3 (3.1–3.4) og 3.3
• Dokumentasjon og opplæring: leverandøren skal levere/gi tilgang til standard produktbeskrivelse/brukerveiledning m.m. (på norsk hvis ikke annet), datert og siste versjon; leverandøren skal bistå med nødvendig opplæring der dette er avtalt (pris evt. i bilag 6).Kilde: SSA-L Generell avtaletekst, punkt 3.4
• Standardoppgraderinger/vedlikehold etter leveringsdag inngår; leverandøren skal teste og foreta standardoppgraderinger nødvendige for å oppfylle avtalte krav/tjenestenivå. Endringer i tredjepartsleveranser som krever konfigurasjonsendringer skal testes etter oppgradering/ endring.Kilde: SSA-L Generell avtaletekst, punkt 3.5
• Vederlag/priser og betalingsbetingelser: priser fremgår av bilag 6; faktura forfaller etter 30 kalenderdager (første gang ikke tidligere enn 30 dager etter leveringsdag). Krav om elektronisk faktura i godkjent standardformat; kostnadene knyttet til e-faktura bæres av leverandøren.Kilde: SSA-L Generell avtaletekst, punkt 4.2
• Prisendringer: årlig indeksregulering etter SSB konsumprisindeks (hovedindeksen) ved hvert årsskifte, med utgangspunkt i indeks ved signering, med mindre annet er avtalt i bilag 6. Endringer i offentlige avgifter kan gi prisjustering (varsling og dokumentasjon).Kilde: SSA-L Generell avtaletekst, punkt 4.5
• Varighet, fornyelse og avbestilling: avtalen trer i kraft ved signering. Varighet 3 år fra leveringsdag hvis ikke annet (SSA-L), fornyes automatisk 1 år om gangen med 3 mnd oppsigelsesvarsel før fornyelse; leverandør kan si opp med 12 mnd varsel. Kunden kan avbestille med 3 mnd skriftlig varsel; avbestillingsbetaling består av påløpte kostnader, omdisponering av personell, dokumenterte direkte kostnader og avbestillingsgebyr (10% av vederlag fakturert siste 3 måneder), med detaljerte regler.Kilde: SSA-L Generell avtaletekst, punkt 5.1–5.2
• Avslutning/overlevering: i avslutningsperioden (etter varsel/avbestilling/heving) skal tjenesten forbli fullverdig. Kunden har krav på oppfølgende bistand i inntil 30 dager. Leverandøren skal overføre/tilgjengeliggjøre kundedata (allment tilgjengelig og maskinleselig format med strukturer og metadata), lisenser/disposisjonsrett, relevante kontrakter og oversikt over brukere; leverandøren har ikke tilbakeholdsrett i kundens data.Kilde: SSA-L Generell avtaletekst, punkt 5.3 (avslutning) og 5.3 siste avsnitt om tilbakeholdsrett
• Midlertidig forlengelse: leverandøren må forlenge avtalen på ellers like vilkår i inntil 6 måneder etter opphør dersom Kunden ber om det (minimum 60 dager varsel før utløp).Kilde: SSA-L Generell avtaletekst, punkt 5.4
• Informasjonssikkerhet: leverandøren skal iverksette forholdsmessige tiltak for konfidensialitet, at data ikke kommer på avveie, mot utilsiktet endring/sletting og mot virus/skadevare. Data skal holdes atskilt fra tredjepartsdata; leverandøren skal også påse at tredjepartsleverandører sikrer kundedata.Kilde: SSA-L Generell avtaletekst, punkt 6.1
• Personopplysninger: ved behandling skal leverandøren beskrive i bilag 2 hvordan etterlevelse oppnås (inkl. innebygget personvern). Leverandøren skal dokumentere tilfredsstillende tiltak og gi kundetilgang ved forespørsel; kan ikke overlate personopplysninger til andre uten kundens tillatelse; underleverandører skal ha tilsvarende forpliktelser og være oppgitt i bilag 5; databehandleravtale skal være inngått før behandling.Kilde: SSA-L Generell avtaletekst, punkt 6.2
• SLA/tjenestenivå (SaaS): oppetidsgaranti 99,5% per måned (unntak ved planlagt vedlikehold/force majeure). Responstid maks 500 ms. Støtte via telefon/e-post/chat for navngitte brukere innen angitte responstider; planlagt vedlikehold skal synliggjøres elektronisk senest 14 dager før endring (så langt mulig).Kilde: SSA-L Bilag 4: Tjenestenivå med standardiserte kompensasjoner (SLA), punkter om oppetid, responstid, support, planlagt vedlikehold
• Mislighold og sanksjoner: leverandøransvar ved avvik fra funksjoner/krav/frister; kunden skal reklamere. Ved mislighold kan kunden kreve avhjelp/evt prisavslag, tilbakeholde betaling (begrenset), dagbot ved forsinkelse (0,15% av avtalt vederlag per dag i opptil 100 dager, med betingelser), økonomisk kompensasjon ved brudd på tjenestenivå (bilag 4), og heving ved vesentlig mislighold etter varsel og frist.Kilde: SSA-L Generell avtaletekst, punkt 9.1–9.2.6 og 9.2.3–9.2.5

• Konkurransegrunnlagets kontraktsvarighet beskrives som «2 + 1 år, maksimalt 3 år», mens SSA-L generell avtaletekst legger opp til 3 år fra leveringsdag som standard hvis ikke annet er avtalt i bilag 5. Nøyaktig varighetsregime (bilag 5) er ikke inkludert i utdraget.
• Konkurransegrunnlaget viser et forbeholdstekst som ikke er fullstendig i utdraget («Skriv noe om at hvis valgt tilbud overstiger …»). Det faktiske innholdet er dermed ikke tilgjengelig.
• SSA-L Bilag 4 (SLA) har flere felter med «xx» (tidsrom/åpningstid) som ikke er utfylt i utdraget, så eksakte støttevinduer er uklare.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I konkurransegrunnlaget står kontraktsperioden som «2 + 1 år, maksimalt 3 år», men SSA-L legger ellers opp til 3 år fra leveringsdag med mindre annet er avtalt i Bilag 5. Kan oppdragsgiver bekrefte hvilket varighetsregime som faktisk gjelder for denne anskaffelsen, og vise til korrekt punkt i Bilag 5 (Avtalens punkt 5.1) som regulerer oppstart/varighet/forlengelse/oppsigelse?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Ulik forståelse av varighet påvirker både tilbudt kostnads-/risikobilde og prising.

   Kilde: Konkurransegrunnlaget pkt. 1.4.1 «Avtalens varighet» og Bilag 5 «Administrative bestemmelser» (pkt. 5.1 varighet/opsjon).

2. Oppdragsgiver opplyser i pkt. 1.6 at det er et forbehold: «Skriv noe om at hvis valgt tilbud overstiger …». Kan oppdragsgiver gjengi fullstendig forbeholdstekst som er ment å gjelde (og hva grense-/betingelsen er), samt hvordan dette eventuelt påvirker tildeling og/eller kontraktsinngåelse?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Ufullstendig forbeholdstekst kan innebære risiko for avvisning, omforhandling eller at avtale ikke inngås som forventet.

   Kilde: Konkurransegrunnlaget pkt. 1.6 «Oppdragsgivers forbehold».

3. Bilag 4 (SLA) oppgir responstid, oppetid og responstider, men flere felt for åpningstid/tidsrom står som «xx» (f.eks. «Mottak og registrering av feil i tidsrommet xx», «Innmelding av feil per telefon i tidsrommet xx», «Chat: I tidsrommet xx»). Kan oppdragsgiver konkretisere de faktiske tidsrommene/åpningstidene som skal ligge til grunn for SLA-oppfyllelse?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Hvis tidsrommene er uklare kan leverandør ikke prise bemanning og heller ikke sikre SLA-etterlevelse.

   Kilde: Bilag 4 «Tjenestenivå med standardiserte kompensasjoner» (Åpningstider/Supporttjenester).

4. Bilag 6 (pris) inneholder «Nøkkelskap til 57 kjøretøy» samt antatt volum for OBD2/dongle (57). Kan oppdragsgiver bekrefte om disse antallene (57) er faste i hele avtaleperioden, og hvordan pris/ytelse skal håndteres ved endringer i antall kjøretøy/enheter etter avtaleinngåelse (særlig siden SLA-beskrevne endringer kan gi prisendring fra påfølgende måned)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uklart volumanslag og prisjusteringsmekanikk kan gi feil prising ved under/overdekning.

   Kilde: Bilag 6 «Samlet pris og prisbestemmelser» og Bilag 4 «Støtte og vedlikehold»/«Endringer etter avtaleinngåelse».

5. Krav 2.19 sier at leveranse, montering og oppgradering av sporingsenheter skal være inkludert. Kan oppdragsgiver avklare hva som menes med «montering» og «oppgradering» i denne konkurransen: inngår innkjøp av helt nye sporingsenheter, eller er det snakk om oppgradering av eksisterende enheter? Eventuelt: hvilke sporingsenheter/leverandørstatus har oppdragsgiver i dag (ut over at det «benyttes ABAX»)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Montering/oppgradering kan innebære vesentlig forskjell i kostnad og leveransetid dersom det finnes eksisterende infrastruktur.

   Kilde: Vedlegg 1 kap. 2 «Krav 2.19 Systemet skal håndtere GPS-sporing … Leveranse, montering og oppgradering av sporingsenheter skal være inkludert».

6. Krav 2.21 sier at det «bør være mulig» å benytte sporingsenheter også fra andre leverandører, og oppdragsgiver benytter i dag ABAX. Kan oppdragsgiver presisere: (1) er ABAX en «må»-/integrasjonsforutsetning for å nå E-krav, eller kun «bør», og (2) hvilke ABAX-modeller/dataformater/flyt av data forventes i praksis for at systemet skal gi flåtestyringsdata?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tolkning av «bør» vs. faktisk forventning påvirker omfanget av integrasjon og dermed kost/risiko og kvalitetspoeng.

   Kilde: Vedlegg 1 «Krav 2.21 Det bør være mulig å benytte sporingsenheter også fra andre leverandører … Oppdragsgiver benytter i dag ABAX».

7. Krav 2.22 krever «åpne API-er». Kan oppdragsgiver spesifisere hvilket minimum av API-tilgjengelighet som forventes (f.eks. hvilke datatyper/objekter, les/skriv, frekvens, auth-metode), og om API-ene skal være offentlig dokumentert eller leveres som API-spesifikasjon under etablering?

   Hvorfor det er verdt å spørre: «Åpne API-er» kan bety flere modenhetsnivå; presisering er nødvendig for korrekt utviklings- og integrasjonskost og for å levere på SLA/forventet funksjonalitet.

   Kilde: Vedlegg 1 «Krav 2.22 Oppdragsgiver krever at leverandøren gjør data tilgjengelig for oppdragsgiver gjennom åpne API-er».

8. Tildeling skjer med 30% pris og 70% kvalitet, hvor 70% av kvaliteten igjen er basert på demonstrasjon iht. krav 2.12. Kan oppdragsgiver beskrive hvordan demonstrasjonen praktisk gjennomføres (f.eks. scenarier/oppgaver som vil bli presentert), og hvordan poengsetting knyttes til punktene «booking fra mobil og pc», «administrere systemet», «legge til/fjerne bil», «aktivere/deaktivere ansatte», og «dashbord»?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må kunne planlegge demonstrasjon og prioriteringer for å optimalisere kvalitetspoeng.

   Kilde: Konkurransegrunnlaget pkt. 4 «Tildelingskriterier» og Vedlegg 1 «Krav 2.12 Demonstrasjon – undervekt 70%».

9. Under Bilag 5/SSA-L administrative bestemmelser står det at «All kommunikasjon mellom kunde og leverandør skal være på norsk». Kan oppdragsgiver bekrefte om også muntlig kommunikasjon/eskalering (inkl. supporthendelser) skal være på norsk, og om dette gjelder både telefon/chat og eventuell leveranse-/integrasjonsbistand?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Språkkravet påvirker bemanning/beredskap og kost, særlig for support/eskalering rundt SLA.

   Kilde: Bilag 5 «Administrative bestemmelser» (Kommunikasjon på norsk) og Konkurransegrunnlaget pkt. 1.3/1.6 samt Vedlegg 1 krav 1.3/1.4 (norsk support).

10. SSA-L og bilagene viser at oppstart er «umiddelbart etter kontrakt er signert», mens Bilag 3 sier at skytjenesten skal være tilgjengelig fra 01.11.2026 og at godkjenningsprøven starter etter leveransemelding. Kan oppdragsgiver bekrefte forventet reell rekkefølge: (1) når systemtilgang skal gis for opplæring/migrering, (2) når integrasjonene forventes å være operative i godkjenningsprøven, og (3) hvilke leveranser som teller som milepæler for eventuelle sanksjoner/dagbot?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Uklar milepelssetting og rekkefølge påvirker plan, bemanning og risiko for forsinkelsesbortfall.

    Kilde: Bilag 3 «Plan for etableringsfasen» (3.2 leveransefrist/leveransemelding, 3.3 godkjenningsprøve/leveringsdag) og Konkurransegrunnlaget pkt. 1.4.1 «Planlagt oppstart».