Drift av Langeby camping med leiligheter

Sandefjord kommune lyser ut drift av Langeby camping med 12 leiligheter (ca. 45 m² hver) og tilhørende servicebygg (inkl. kafe/resepsjon/selskapslokale). Kommunen tilbyr to kontraktsmodeller: Modell A (kjøp av bygg/anlegg med feste/leie av grunn; primærmodell) og Modell B (leie av bygg/anlegg/areal med 5 år + opsjon 2 år; sekundærmodell). Løpende drift skal ivareta publikumsrettet bruk og friområde/strand, samt forsvarlig drift, forvaltning og vedlikehold i tråd med konkurransegrunnlaget og avtalevilkår. Utstyr/inventar (løst) eies av nåværende driver og kan etter avtale kjøpes/over tas. Søknadsfrist for tilbud er 7. oktober 2026 kl. 15:00. Evaluering skjer først på Modell A; hvis ikke akseptable tilbud, evalueres Modell B. Tildeling baseres på pris og kvalitet (driftskonsept og ivaretakelse av allmennheten).

• Betalt Skatt og MVA (attest), ikke eldre enn 6 måneder fra tilbudsfrist; ingen vesentlige restanser (restanser må begrunnes særskilt).

  Dokumentasjon: Attest for betalt Skatt og MVA.

  Kilde: Kap. 3 Kvalifikasjonskrav (Betaling av offentlige avgifter)
• Foretaket skal være lovlig etablert.

  Dokumentasjon: Norske selskaper: firmaattest. Utenlandske selskaper: dokumentasjon på registrering i bransje-/foretaksregister etter hjemlandets regler.

  Kilde: Kap. 3 (Lovlig etablert foretak)
• Tilbyder skal ha tilstrekkelig økonomisk evne til å gjennomføre avtalen; dokumentere tilgjengelig økonomisk kapasitet via bankgaranti eller annen dokumentasjon. Driftskapital kr. 700.000 skal kunne dekke drift samt anskaffelse/evt. overtakelse av løst inventar og utstyr.

  Dokumentasjon: Bankgaranti eller tilsvarende dokumentasjon fra finansinstitusjon + dokumentasjon av tilgjengelig driftskapital kr. 700.000.

  Kilde: Kap. 3 (Økonomisk og finansiell kapasitet)
• Erfaring fra tilsvarende avtaler/oppdrag.

  Dokumentasjon: Liste/orientering over viktigste relevante oppdrag/erfaring fra siste 10 år med referanse- og kontaktopplysninger. Min. 2, maks. 5 referanser.

  Kilde: Kap. 3 (Tekniske kvalifikasjoner)
• Tilbyder skal ha tilstrekkelig gjennomføringsevne og kapasitet (organisering og innhold for driftskonsept), herunder oversikt over planlagt bemanning og utstyr.

  Dokumentasjon: Redegjørelse for og organisering/innhold for driftskonsept, inkludert oversikt over planlagt bemanning og utstyr.

  Kilde: Kap. 3 (Contract performance conditions)

• Tilbudet skal leveres elektronisk via Mercell innen tilbudsfristen; sent innkomne tilbud avvises.Kilde: Kap. 6.1 Innlevering av tilbud
• Tilbudsdokumenter skal legges ved i Mercell under fanebladet Dokumenter: Dok 01 Tilbudsbrev med pris, Dok 02 Besvarelse av tildelingskriteriene, Dok 03 Besvarelse av kvalifikasjonskrav, Dok 04 Eventuelle vedlegg.Kilde: Kap. 6.3 Tilbudets utforming ved levering
• Elektronisk signatur kan kreves ved innlevering; signaturgiver må ha fullmakt til å forplikte leverandøren.Kilde: Kap. 6.2 Elektronisk signatur ved innlevering
• Sladdet utgave av tilbudet skal leveres, der forretningshemmeligheter er sladdet/markert («sort sladd»).Kilde: Kap. 6.4 Sladdet tilbud

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

07.10.2026

Språk

norsk, English

• Avtalemodell og varighet: Modell A (festeavtale) 15 år (2027–2041). Modell B 5 år (2027–2031) med opsjon på ytterligere 2 år.Kilde: Kap. 1.4 Avtalens varighet og antall leverandører
• Sesongkrav: campingdrift 1. mai–1. september (eller nærmeste tilstøtende helg); utvidet sesong til 15. september for drop-in for én campingplass per år avklares med øvrige drivere.Kilde: Kap. 1.2.4 Vilkår og forutsetninger
• Fester/leietaker skal dekke kostnader til drift og vedlikehold av bygninger og anlegg; det vises til eget vedlegg om vedlikehold (vedlegg 2).Kilde: Kap. 1.2.4
• Allmennhet og tilgjengelighet: kyststier og tilgang til friområder skal være åpne og tilgjengelige hele året; toaletter skal kunne benyttes av allmennheten i åpningsperioden (1. mai–1. september, evt. til 15. september for valgt campingplass med utvidet tilbud).Kilde: Kap. 1.2.4
• Krav til driftens ansvar og ledelse: Tilbyder/søker skal være leder for campingdriften; all kommunikasjon mellom leietaker og kommunen skal foregå på norsk.Kilde: Kap. 1.2.4
• Kvalitetskrav til campingplass: campingplassene med bygninger og anlegg skal minimum ha to stjerner etter NHO sitt klassifikasjonsreglement.Kilde: Kap. 1.2.4
• Ansvar ved opphør av drift: plattinger og installasjoner på campingarealet skal demonteres, pakkes og lagres på avtalt plass til ny sesong.Kilde: Kap. 1.2.4
• Overdragelse av avtalen til andre krever samtykke fra Sandefjord kommune.Kilde: Kap. 1.2.4

• Kvalifikasjonskrav «Contract performance conditions» er formulert som krav om driftskonsept/organisering; teksten skiller ikke tydelig mellom kvalifikasjonskrav og tildelingsbesvarelse utover at begge deler omtaler driftskonsept. (Grenseoppgang mellom Dok 02/Dok 03 er ikke nærmere spesifisert i utdraget.)
• Detaljer om prisberegning og dokumentasjon for modell A (kjøpesum/minstepris) og modell B (leiesum) fremgår delvis; eksakt hvordan tilbudspriser fylles ut i «tilbudsbrev» er ikke gjengitt.
• Krav om NHO to stjerner kan kreve tidspunkt/oppnåelsesfrist, men dette fremgår ikke i teksten.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I evalueringen av Modell A oppgis det at tilbud etter modell A kun er akseptable dersom «kjøpesum er lik eller større enn fastsatt minstepris/takst (teknisk verdivurdering), tilbudet er uten vesentlige forbehold, driftskonsept vurderes som tilstrekkelig og finansiering er dokumentert». Kan kommunen presisere hvilke dokumenter/vedlegg som faktisk inngår for å bekrefte «kjøpesum» og «finansiering er dokumentert» (herunder hvilken bankgaranti/kapasitetsdokumentasjon som kreves, og hvordan dette skal fremgå i tilbudet)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å kunne prise og dokumentere Modell A riktig må tilbyder forstå hva som utgjør kjøpesum og hvilken finansieringsdokumentasjon som skal leveres i Mercell.

   Kilde: Kap. 1.2.2/1.2.4 og kap. 5 / 5.2–5.3 (akseptkriterier for Modell A)

2. Modell A beskriver at «festeavgift for grunnarealet» skal tilsvare 5 % av tomteverdien (kr. 3.000.000) og betales innen 1. oktober hvert år, med regulering etter konsumprisindeks. Skal denne årlige festeavgiften inngå som et fast beløp i prismodellen/evalueringsberegningen, eller evalueres den kun som en del av samlet vurderingsgrunnlag knyttet til kjøpesummen? Beskriv gjerne nøyaktig hvordan kommunen beregner og rangerer «Pris (60%)» for Modell A når både kjøpesum og festeavgift finnes i tilbudet/dokumentene.

   Hvorfor det er verdt å spørre: Det er avgjørende for korrekt prising og egen konkurranseanalyse hvordan pris evalueres i Modell A (kva som er variabelt vs. fast).

   Kilde: Kap. 1.2.2 (Modell A-prising) og kap. 5.1 (prisberegning/evaluering) samt kap. 5.3 (evaluering)

3. For Modell B oppgis det at pris vurderes «ut fra tilbudt årlig leiesum» (50%). Kan kommunen bekrefte hvilke andre betalings- eller kostnadselementer som eventuelt også inngår i «leiesum» (f.eks. om leiesummen skal dekke særskilte driftsposter som ellers er beskrevet i fest/leieforutsetningene), og om evalueringen baseres på nominell årlig leiesum eller leiesum regulert over avtaleperioden?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å legge inn riktig pris må tilbyder vite hva som faktisk ligger i tilbudt leiesum og om evalueringen ser på nåverdi/regulering eller kun et årlig nominelt beløp.

   Kilde: Kap. 1.2.1–1.2.2 (Modell B) og kap. 5.1–5.2 / 5.3 (pris for Modell B)

4. Konkurransen beskriver at «tilbudene ikke evalueres parallelt» og at Trinn 1 først vurderer akseptable tilbud etter modell A, før modell B vurderes dersom det ikke finnes akseptable Modell A-tilbud. Kan kommunen bekrefte om dette betyr at et tilbud som gis som «begge modeller» i praksis kan bli rangert kun etter trinnlogikken (dvs. at Modell B i et tilbud ikke vurderes dersom Modell A først anses akseptabel), og hvordan tilbyder skal fylle ut eventuelle pris- og tildelingsdokumenter i Mercell dersom man ønsker å være aktuell i begge modeller?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tilbyder må forstå hvilke deler av tilbudet som faktisk blir vurdert (og hvordan man skal levere komplett for begge modeller) for å unngå feil i innlevering og beskrivelse.

   Kilde: Kap. 1.2.2 (Trinn 1/Trinn 2 for evaluering av modell A/B) og kap. 6.3 (Dok 01–03)

5. I kravene til kvalifikasjoner står det at tilbyder skal ha erfaring fra tilsvarende avtaler/oppdrag, med «Min. 2 referanser, maks. 5 referanser». Kan kommunen presisere hvilken type «tilsvarende» som vektlegges (f.eks. campingdrift, drift av utleieboliger/leiligheter, drift av sanitæranlegg, publikumsrettede friområder, NHO-klassifisering/2-stjerners krav), og om referansene må være fra drift innen Norge eller om utenlandske kan benyttes?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Presisering av referansekrav gjør det mulig å dokumentere kvalifikasjonen med riktig type erfaring og unngå avvisningsrisiko.

   Kilde: Kap. 3 Kvalifikasjonskrav (technical qualifications)

6. Kvalifikasjonskravet om økonomisk kapasitet sier at tilbyder skal dokumentere «tilgjengelig driftskapital på kr. 700.000» og at dette «skal kunne dekke drift av campingplassen samt anskaffelse, ev. overtakelse av løst inventar og utstyr…». Kan kommunen bekrefte om disse 700.000 skal dokumenteres uavhengig av modell (A eller B), og om kravet knytter seg til hele 2027/oppstart eller en kortere driftsperiode (eventuelt hvordan kommunen vurderer tilstrekkelighet i tid/omfang)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tilbyder må vite om kravet er likt for begge modeller og hvordan den dokumenterte kapasiteten vurderes i tid, for å kunne dokumentere og dimensjonere finansiering.

   Kilde: Kap. 3 Kvalifikasjonskrav (økonomisk og finansiell kapasitet)

7. Kravet om «driftskonsept» skal leveres i eget vedlegg, maks. 3 A4-sider, og skal inneholde bl.a. plan for drift og utvikling, miljømessige forutsetninger og tilrettelegging for allmennheten. Kan kommunen gi eksempler på hva som typisk vurderes som «tilstrekkelig» vs. ikke «tilstrekkelig», og hvordan kommunen skiller mellom «driftskonsept» og «ivaretakelse av allmennheten» i poengsettingen (for Modell A og Modell B hver for seg)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å levere et konkurransedyktig driftskonsept må tilbyder forstå hvordan underdimensjonene vurderes og vektes innen kvalitet.

   Kilde: Kap. 5.2 Kvalitet og kap. 5.3 Evaluering (karaktermodell)

8. Det fremgår at det inviteres til tilbudsbefaring fredag 18. september 2026, men i «Viktige datoer» står det en frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget 10/1/2026. Kan kommunen bekrefte hvordan det håndteres eventuelle avklaringer/konkrete spørsmål som oppstår på befaring (dvs. om det åpnes for spørsmål i Mercell etter befaring, og eventuelt siste frist for å sende slike spørsmål)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Befaring kan avdekke forhold som påvirker både pris og driftskonsept; tilbyder trenger å vite hvordan og innen hvilken frist avklaringer kan gis.

   Kilde: Kap. 1.2.5 (Tilbudsbefaring) og kap. 1.5 (Viktige datoer / frist for spørsmål)

9. I forutsetningene (kap. 1.2.4) står flere operasjonelle krav (bl.a. at «plattinger… ikke overstige vognens lengde og ikke være bredere enn 4 meter», krav til minimum 5 oppstillingsplasser med strøm, og at «toaletter… skal kunne benyttes av allmennheten» i perioden 1. mai–1. september). Kan kommunen bekrefte om disse kravene er «minimumskrav» som skal oppfylles hvert år i avtaleperioden uten unntak, og om det finnes noen målte/ dokumenterte målemetoder eller referanser i vedlegg (f.eks. situasjonskart/bruks- og tiltaksplan) som dere legger til grunn ved vurdering?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å prise og planlegge kapasitet og investeringer riktig må tilbyder vite om kravene er absolutte og hvordan de praktisk kontrolleres/avgrenses.

   Kilde: Kap. 1.2.4 (Vilkår og forutsetninger - Langeby camping)