Innkjøpskontoret AS

26172 Sakssystem

KonkurranseKunngjøring av konkurranseAktiv

Konkurransen gjelder levering av saksbehandling, eByggesak og ePlansak.

Anskaffelsens verdi anslås til under EØS terskelverdi. Volumet er et estimat og er ikke bindende for oppdragsgiver.

For nærmere informasjon viser vi til anskaffelsesdokumentene.

Oppdragsgiver tar forbehold om avlysning av konkurransen, blant annet i forbindelse med budsjettmessig dekning.

Denne anskaffelsen er etter sin art vurdert til å ha en uvesentlig innvirkning på klima og miljø, jf. anskaffelsesloven § 5b tredje ledd. Begrunnelsen for dette er at anskaffelsen gjelder kjøp av en digital løsning for saksbehandling, eByggesak og ePlansak der anskaffelsens art medfører at oppdragsgiver er avskåret fra å påvirke klima og miljøpåvirkningen, siden krav og kriterier som retter seg mot disse elementene ikke vil ha tilstrekkelig tilknytning til leveransen, jf. DFØs miljøveileder.

Plikten til å stille krav om lærling er vurdert til å gjelde for denne anskaffelsen, jf. anskaffelsesloven § 5h. Se kontrakten for mer informasjon.

Fra kunngjøringen · Doffin

Del 1: Kjøper

1.1 Kjøper

Offisielt navn

Innkjøpskontoret AS

Juridisk type kjøper

Virksomhet som tildeler en kontrakt subsidiert av kommunale myndigheter.

Oppdragsgivers virksomhet

Alminnelig offentlig tjenesteyting

1.1 Kjøper

Offisielt navn

KVAM HERAD

Juridisk type kjøper

Kommunale myndigheter

Oppdragsgivers virksomhet

Alminnelig offentlig tjenesteyting

Del 2: Prosedyre

2.1 Prosedyre

Tittel

26172 Sakssystem

Beskrivelse

Konkurransen gjelder levering av saksbehandling, eByggesak og ePlansak. Anskaffelsens verdi anslås til under EØS terskelverdi. Volumet er et estimat og er ikke bindende for oppdragsgiver. For nærmere informasjon viser vi til anskaffelsesdokumentene. Oppdragsgiver tar forbehold om avlysning av konkurransen, blant annet i forbindelse med budsjettmessig dekning. Denne anskaffelsen er etter sin art vurdert til å ha en uvesentlig innvirkning på klima og miljø, jf. anskaffelsesloven § 5b tredje ledd. Begrunnelsen for dette er at anskaffelsen gjelder kjøp av en digital løsning for saksbehandling, eByggesak og ePlansak der anskaffelsens art medfører at oppdragsgiver er avskåret fra å påvirke klima og miljøpåvirkningen, siden krav og kriterier som retter seg mot disse elementene ikke vil ha tilstrekkelig tilknytning til leveransen, jf. DFØs miljøveileder. Plikten til å stille krav om lærling er vurdert til å gjelde for denne anskaffelsen, jf. anskaffelsesloven § 5h. Se kontrakten for mer informasjon.

Prosedyreidentifikator

7f6707f3-939d-49c8-8320-05aa8c00a8be

Intern identifikator

6092

Type prosedyre

Åpen

Prosedyren er en hasteprosedyre, Usann

—

Begrunnelse for den akselererte prosedyren

—

Hovedtrekkene i prosedyren

—

2.1.1 Hensikt

Kontraktens art

Tjenester

Hoved klassifisering

Datatjenester: rådgivning, programvareutvikling, internett og systemstøtte

Ytterligere klassifisering

Programvare og informasjonssystemer

Ytterligere klassifisering

Dokumenthåndteringstjenester

Ytterligere klassifisering

Programvarerelaterte tjenester

2.1.2 Sted for gjennomføring

Underenhet i land

Vestland (NO0A2)

Land

Norge

2.1.4 Generell informasjon

Rettslig grunnlag

—

Annet

—

https://lovdata.no/eli/forskrift/2016/8/12/974 NOR — Anskaffelsesforskriften Del 1 og 2

2.1.6 Grunnlag for avvisning

Sources of grounds for exclusion

Notice

Analogous situation like bankruptcy, insolvency or arrangement with creditors under national law

Er leverandøren i en konkurssituasjon? Angi hvorfor man under nevnte omstendigheter likevel er i stand til å utføre kontrakten, tatt i betraktning gjeldende nasjonale bestemmelser og tiltak vedrørende fortsettelse av forretningsaktivitetene? Det er ikke nødvendig å angi disse opplysningene hvis avvisning av leverandører, som befinner seg i en slik situasjon, er gjort obligatorisk i henhold til gjeldende nasjonal rett uten mulighet for unntak, når leverandør likevel er i stand til å utføre kontrakten.

Bankruptcy

Corruption

Er leverandøren selv eller en person, som er medlem av leverandørens administrasjons-, ledelses- eller kontrollorgan eller har kompetanse til å representere eller kontrollere eller treffe beslutninger i slike organer, ved rettskraftig dom blitt dømt for korrupsjon ved en dom avsagt for ikke mer enn fem år siden, eller en avvisningsperiode fastsatt direkte i dommen som fortsatt gjelder? Korrupsjon som definert i artikkel 3 i konvensjonen om bekjempelse av korrupsjon, som involverer tjenestemenn i De Europeiske Fellesskapene eller i Den Europeiske Unions medlemsstater (EUT C 195 av 25.6.1997, s. 1), og i artikkel 2, stk. 1, i Rådets rammeavgjørelse 2003/568/RIA av 22. juli 2003 om bekjempelse av korrupsjon i den private sektor (EUT L 192 av 31.7.2003, s. 54). Denne avvisningsgrunnen omfatter også korrupsjon som definert i nasjonal rett for oppdragsgiveren eller leverandøren.

Arrangement with creditors

Er leverandøren i en situasjon hvor han har fått tvungen gjeldsordning? Angi hvorfor man under nevnte omstendigheter likevel er i stand til å utføre kontrakten, tatt i betraktning gjeldende nasjonale bestemmelser og tiltak vedrørende fortsettelse av forretningsaktivitetene? Det er ikke nødvendig å angi disse opplysningene hvis avvisning av leverandører, som befinner seg i en slik situasjon, er gjort obligatorisk i henhold til gjeldende nasjonal rett uten mulighet for unntak, når leverandør likevel er i stand til å utføre kontrakten.

Participation in a criminal organisation

Agreements with other economic operators aimed at distorting competition

Har leverandør inngått avtale(r) med andre leverandører med hensikt å vri konkurransen?

Breaching of obligations in the fields of environmental law

Er leverandøren kjent med å ha begått brudd på bestemmelser om miljø slik som de fremgår av nasjonal rett, den relevante kunngjøringen eller anskaffelsesdokumentene eller artikkel 18 (2) i direktiv 2014/24/EU.

Money laundering or terrorist financing

Er leverandøren selv eller en person, som er medlem av leverandørens administrasjons-, ledelses- eller kontrollorgan eller har kompetanse til å representere eller kontrollere eller treffe beslutninger i slike organer, ved rettskraftig dom blitt dømt for hvitvasking av penger eller finansiering av terrorisme ved en dom avsagt for ikke mer enn fem år siden, eller en avvisningsperiode fastsatt direkte i dommen som fortsatt gjelder? Hvitvasking av penger eller finansiering av terrorismeSom definert i artikkel 1 i Europaparlamentets og Rådets direktiv 2005/60/EF av 26. oktober 2005 om forebyggende tiltak mot bruk av det finansielle system til hvitvasking av penger og finansiering av terrorisme (EUT L 309 av 25.11.2005, s. 15).

Fraud

Child labour and including other forms of trafficking in human beings

Er leverandøren selv eller en person, som er medlem av leverandørens administrasjons-, ledelses- eller kontrollorgan eller har kompetanse til å representere eller kontrollere eller treffe beslutninger i slike organer, ved rettskraftig dom blitt dømt for barnearbeid og andre former for menneskehandel ved en dom avsagt for ikke mer enn fem år siden, eller en avvisningsperiode fastsatt direkte i dommen som fortsatt gjelder? Barnearbeid og andre former for menneskehandel som definert i artikkel 2 i Europaparlamentets og Rådets direktiv 2011/36/EU av 5. april 2011 om forebygging og bekjempelse av menneskehandel og beskyttelse av dets ofre, og om erstatning av Rådets rammeavgjørelse 2002/629/RIA (EUT L 101 av 15.4.2011, s. 1).

Insolvency

Er leverandøren i en insolvenssituasjon? Angi hvorfor man under nevnte omstendigheter likevel er i stand til å utføre kontrakten, tatt i betraktning gjeldende nasjonale bestemmelser og tiltak vedrørende fortsettelse av forretningsaktivitetene? Det er ikke nødvendig å angi disse opplysningene hvis avvisning av leverandører, som befinner seg i en slik situasjon, er gjort obligatorisk i henhold til gjeldende nasjonal rett uten mulighet for unntak, når leverandør likevel er i stand til å utføre kontrakten.

Breaching of obligations in the fields of labour law

Er leverandøren kjent med å ha begått brudd på bestemmelser om arbeidsforhold slik som de fremgår av nasjonal rett, den relevante kunngjøringen eller anskaffelsesdokumentene eller artikkel 18 (2) i direktiv 2014/24/EU.

Assets being administered by liquidator

Angi hvorfor man under nevnte omstendigheter likevel er i stand til å utføre kontrakten, tatt i betraktning gjeldende nasjonale bestemmelser og tiltak vedrørende fortsettelse av forretningsaktivitetene? Det er ikke nødvendig å angi disse opplysningene hvis avvisning av leverandører, som befinner seg i en slik situasjon, er gjort obligatorisk i henhold til gjeldende nasjonal rett uten mulighet for unntak, når leverandør likevel er i stand til å utføre kontrakten.

Misrepresentation, withheld information, unable to provide required documents and obtained confidential information of this procedure

Har leverandøren: a) gitt grovt uriktige opplysninger ved meddelelsen av opplysningene som kreves for å kontrollere at det ikke er grunnlag for avvisning, eller av at kvalifikasjonskravene er oppfylt, b) unnlatt å gi slike opplysninger, c) tatt forbehold om straks å fremlegge de støttedokumenter som oppdragsgiver anmoder om, eller d) urettmessig påvirket oppdragsgivers beslutningsprosess for å tilegne seg konfidensiell informasjon som kan gi denne en urettmessig fordel i forbindelse med konkurransen, eller uaktsomt har gitt misvisende opplysninger som kan få vesentlig innflytelse på beslutninger om avvisning, utvelgelse eller tildeling?

Conflict of interest due to its participation in the procurement procedure

Er leverandør oppmerksom på en interessekonflikt som angitt i nasjonal rett, den relevante kunngjøring eller anskaffelsesdokumentene?

Direct or indirect involvement in the preparation of this procurement procedure

Har leverandør eller en virksomhet tilknyttet leverandøren gitt råd til oppdragsgiver eller på annen måte vært involvert i planleggingen av konkurransen?

Grave professional misconduct

Har leverandøren begått alvorlige feil i yrkesutøvelsen? Hvis det er relevant, se definisjoner i nasjonal rett, den relevante kunngjøring eller anskaffelsesdokumentene.

Early termination, damages, or other comparable sanctions

Har leverandør begått vesentlig kontraktsbrudd i forbindelse med oppfyllelsen av en tidligere offentlig kontrakt, en tidligere kontrakt med en offentlig oppdragsgiver eller en tidligere konsesjonskontrakt, der bruddet har ført til heving av kontrakten, erstatning eller andre lignende sanksjoner?

Breaching of obligations in the fields of social law

Er leverandøren kjent med å ha begått brudd på bestemmelser om sosiale forhold slik som de fremgår av nasjonal rett, den relevante kunngjøringen eller anskaffelsesdokumentene eller artikkel 18 (2) i direktiv 2014/24/EU.

Breaching obligation relating to payment of social security contributions

Har leverandør unnlatt å oppfylle alle sine forpliktelser til å betale trygdeavgifter både i det land han er etablert i, og i oppdragsgivers medlemsstat, hvis dette er et annet land enn det han er etablert i?

Business activities are suspended

Breaching obligation relating to payment of taxes

Har leverandøren unnlatt å oppfylle alle sine forpliktelser til å betale skatter og avgifter både i det land han er etablert i, og i oppdragsgivers medlemsstat, hvis dette er et annet land enn det han er etablert i?

Terrorist offences or offences linked to terrorist activities

Er leverandøren selv eller en person, som er medlem av leverandørens administrasjons-, ledelses- eller kontrollorgan eller har kompetanse til å representere eller kontrollere eller treffe beslutninger i slike organer, ved rettskraftig dom blitt dømt for terrorhandlinger eller straffbare handlinger med forbindelse til terroraktivitetved en dom avsagt for ikke mer enn fem år siden, eller en avvisningsperiode fastsatt direkte i dommen som fortsatt gjelder? Terrorhandlinger eller straffbare handlinger med forbindelse til terroraktivitet som definert i artikkel 1 og 3 i Rådets rammeavgjørelse 2002/475/RIA av 13. juni 2002 om bekjempelse av terrorisme (EFT L 164 af 22.6.2002, s. 3). Denne avvisningsgrunnen omfatter også oppfordring til, medvirkning til eller forsøk på å begå slike handlinger som omhandlet i artikkel 4 i nevnte rammeavgjørelse.

Offence concerning its professional conduct in the domain of defence procurement

Lack of reliability to exclude risks to the security of the country

Er leverandøren vurdert til å mangle pålitelighet som er nødvendig for å utelukke risiko for nasjonal sikkerhet?

Del 5: Delkontrakt

5.1 Delkontrakt LOT-0001

Tittel

26172 Sakssystem

Beskrivelse

Intern identifikator

11422

5.1.1 Hensikt

Kontraktens art

Tjenester

Hoved klassifisering

Datatjenester: rådgivning, programvareutvikling, internett og systemstøtte

Ytterligere klassifisering

Programvare og informasjonssystemer

Ytterligere klassifisering

Dokumenthåndteringstjenester

Ytterligere klassifisering

Programvarerelaterte tjenester

5.1.2 Sted for gjennomføring

Underenhet i land

Vestland (NO0A2)

Land

Norge

Tilleggsinformasjon

—

5.1.3 Anslått varighet

Startdato

06.11.2026

Annen varighet

Ubegrenset

5.1.6 Generell informasjon

Reservert deltakelse

Ingen

Anskaffelsesprosjekt ikke finansiert med EU-midler.

—

5.1.7 Strategiske anskaffelser

Mål for strategiske anskaffelser Innovativt innkjøp /Innovativ anskaffelse

Beskrivelse

Innovasjon

Innovativt mål

De anskaffede arbeidene, leveransene eller tjenestene innebærer prosessinnovasjon, De anskaffede verkene, forsyningene eller tjenestene innebærer produktinnovasjon, Kjøpte bygge- og anleggsarbeidene, vareleveransene eller tjenestene er innovative for hele markedet

5.1.9 Utvelgelseskriterier

Sources of selection criteria

Notice

Kriterium Other economic or financial requirements

Beskrivelse

Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til skatte- og merverdiavgiftsbetaling. Documentation requirements: Attest for skatt og merverdiavgift som dokumenterer etterlevelse av skatte- og avgiftsmessige forhold. Norske leverandører: Attesten bestilles fra altinn.no (RF-1507). Utenlandske leverandører: Attest utstedt av den kompetente myndighet i medlemslandet, som bekrefter at leverandøren har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av merverdiavgift, skatter og trygdeavgifter i det landet hvor leverandøren/entreprenøren hører hjemme. Merk: Attesten skal ikke være eldre enn 4 måneder regnet fra tilbudsfrist. Grensen på 4 måneder er satt for å sikre at attesten er gyldig på tildelingstidspunktet, jf. anskaffelseslovens § 5l som stadfester at attesten ikke skal være eldre enn 6 måneder regnet fra tidspunktet for tildeling.

Kriterium Other economic or financial requirements

Beskrivelse

Krav knyttet til leverandørens økonomiske og finansielle stilling: Det kreves økonomisk kapasitet til å gjennomføre denne kontrakten. Documentation requirements: Oppdragsgiver vil gjennomføre en vurdering av økonomien gjennom firma- og regnskapsinformasjonssystemet Proff Forvalt (www.forvalt.no). Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å innhente supplerende informasjon om tilbyders økonomi. Eventuelt behov for støtte fra andre selskaper for å oppfylle dette kvalifikasjonskravet. Dersom leverandøren er avhengig av andre selskaper for å oppfylle dette kvalifikasjonskravet, redegjør for dette nedenfor. Oppdragsgiver vil i så fall også gjennomføre en vurdering av økonomien til støttevirksomheten på samme måte. Oppdragsgiver forbeholder seg i så fall retten til å innhente supplerende informasjon, forpliktelseserklæringer, bankgarantier eller lignende.

5.1.10 Tildelingskriterier

Kriterium

Type

Pris

Navn

—

Beskrivelse

Priser og kostander

Category of award threshold criterion Vekt (prosent, presis)

Tildelingskriterium - tallverdi

Kriterium

Type

Kvalitet

Navn

—

Beskrivelse

Løsningsforslag, funksjonalitet og brukervennlighet

Category of award threshold criterion Vekt (prosent, presis)

Tildelingskriterium - tallverdi

Kriterium

Type

Kvalitet

Navn

—

Beskrivelse

Implementering

Category of award threshold criterion Vekt (prosent, presis)

Tildelingskriterium - tallverdi

Kriterium

Type

Kvalitet

Navn

—

Beskrivelse

Service og Oppdragsspesifikk kompetanse

Category of award threshold criterion Vekt (prosent, presis)

Tildelingskriterium - tallverdi

Kriterium

Type

Kvalitet – unntak fra klima- og miljøkrav i norsk anskaffelsesregelverk: Anskaffelsen har uvesentlig klimaavtrykk og miljøbelastning (skal begrunnes)

Navn

—

Beskrivelse

Denne anskaffelsen er etter sin art vurdert til å ha en uvesentlig innvirkning på klima og miljø, jf. anskaffelsesloven § 5b, tredje ledd. Begrunnelsen for dette er at anskaffelsen gjelder kjøp av en digital løsning for saksbehandling, eByggesak og ePlansak der anskaffelsens art medfører at oppdragsgiver er avskåret fra å påvirke klima og miljøpåvirkningen, siden krav og kriterier som retter seg mot disse elementene ikke vil ha tilstrekkelig tilknytning til leveransen, jf. DFØs miljøveileder.

Category of award threshold criterion Vekt (prosent, presis)

Tildelingskriterium - tallverdi

Beskrivelse av metoden som skal benyttes dersom vektingen ikke kan uttrykkes ved kriterier

—

Begrunnelse for ikke å angi vektingen av tildelingskriteriene

—

5.1.11 Anskaffelsesdokumenter

Tilgangen til enkelte anskaffelsesdokumenter er begrenset

—

Informasjon om begrensede dokumenter er tilgjengelig på

https://app.artifik.no/procurements/6092

Ad hoc-kommunikasjonskanal

Navn

e-Tendering

5.1.12 Vilkår for anskaffelsen

Vilkår for innlevering

Elektronisk innlevering

Obligatorisk

Adresse for innlevering

https://app.artifik.no/procurements/6092

Språk som anbud eller forespørsler om å delta kan sendes inn på

norsk

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

Frist for mottak av tilbud

05.11.2026 12:00

Frist til anbudet må være gyldig, Måned

Vilkår for kontrakt

Gjennomføringen av kontrakten skal skje innenfor rammen av programmer for vernet sysselsetting

Nei

Betingelser knyttet til utførelsen av kontrakten

N/A

eFaktura

Obligatorisk

Elektronisk bestilling vil bli brukt, Sann

—

Elektronisk betaling vil bli brukt, Sann

—

Finansiell ordning

N/A

5.1.15 Teknikker

Rammeavtale

Ingen/nei

—

Informasjon om den dynamiske innkjøpsordningen

Ingen

—

5.1.16 Nærmere informasjon, mekling og revisjon

Virksomhet som gjennomfører klagebehandling

Vestfold tingrett -

Virksomhet som gir tilleggsinformasjon om anskaffelsesprosedyren

Innkjøpskontoret AS -

Virksomhet som gir mer informasjon om klagebehandling

Innkjøpskontoret AS -

Virksomhet som mottar forespørsler om å delta

Artifik AS -

Del 8: Virksomheter

8.1 ORG-0001

Offisielt navn

Innkjøpskontoret AS

Organisasjonsnummer

912467198

Postadresse

Nygata 2

HORTEN

Postnummer

3189

Underenhet i land

Vestfold (NO093)

Land

Norge

Kontaktpunkt

Arne Hvidsten

E-post

post@innkjopskontoret.no

Telefon

+47 99721995

Internett-adresse

https://www.innkjopskontoret.no

Kjøper profil

https://www.innkjopskontoret.no

Rollene til denne virksomheten

Kjøper

—

Virksomhet som gir tilleggsinformasjon om anskaffelsesprosedyren

—

Virksomhet som gir mer informasjon om klagebehandling

—

8.1 ORG-0002

Offisielt navn

KVAM HERAD

Organisasjonsnummer

944233199

Postadresse

Grovagjelet 16

Norheimsund

Postnummer

4622

Underenhet i land

Vestland (NO0A2)

Land

Norge

E-post

postmottak@kvam.kommune.no

Telefon

+47 56553000

Internett-adresse

https://www.kvam.no/

Kjøper profil

https://www.kvam.no/

Rollene til denne virksomheten

Kjøper

—

8.1 ORG-0003

Offisielt navn

Vestfold tingrett

Organisasjonsnummer

926723618

Postadresse

Postboks 2013

Tønsberg

Postnummer

3103

Underenhet i land

Vestfold (NO093)

Land

Norge

E-post

vestfold.tingrett@domstol.no

Telefon

+47 33206700

Internett-adresse

https://www.domstol.no/no/domstoler/tingrett/vestfold-tingrett/

Rollene til denne virksomheten

Virksomhet som gjennomfører klagebehandling

—

8.1 ORG-0004

Offisielt navn

Artifik AS

Organisasjonsnummer

925364967

Postadresse

Stortingsgata 12

Oslo

Postnummer

0161

Underenhet i land

Oslo (NO081)

Land

Norge

E-post

support@artifik.no

Internett-adresse

https://artifik.no

Rollene til denne virksomheten

Leverandør av innkjøpstjenester

—

Virksomhet som mottar forespørsler om å delta

—

Del 10: Endring

Versjon av forrige varsel endres

7286010f-a801-4c55-a0db-0966bfc12747-01

Hovedårsak til endring

Korreksjon kjøper

Beskrivelse

Frist for innlevering av tilbud er endret Frist for å stille spørsmål er endret Dato for tildelingsbeslutning er endret Dato for kontraktsignering er endret

10.1 Endring

Seksjonsidentifikator

LOT-0001

Kunngjøringsinformasjon

Varselidentifikator/-versjon

eed9a6e8-d728-44c6-9d40-3f6307097604 01

Type skjema

Konkurranse

Type varsel

Melding om kontrakt eller konsesjon – standardregime

Varsel utsendelsesdato

10.09.2026 13:27

Språk der denne kunngjøringen er offisielt tilgjengelig

norsk

Endringer i kunngjøringen (1)

Gjeldende versjon10.09.2026du er her
Original kunngjøring03.09.2026Åpne

Endringene er korte rettelser/oppdateringer fra oppdragsgiver. Original og alle versjoner er tilgjengelig her.

Anbudsradars gjennomgang av konkurransegrunnlaget

Sammendrag

Anbudsradar

Utdrag basert på konkurransegrunnlaget

Dokumentene beskriver (1) praktiske retningslinjer for innlevering av tilbud i digitale system (Tendsign/Mercell) inkl. ansvar for rettidig innlevering, mulighet til å trekke/endre frem til frist, og krav/feilhåndtering knyttet til digital signatur; (2) veiledning for innsyn og sladding av tilbud (forretningshemmeligheter) samt hvordan man finner tilbudsbesvarelsen/eksporterer PDF; (3) en databehandleravtale-bilagsstruktur og generell databehandleravtaletekst (DFØ) med krav til behandling, sikkerhet, underdatabehandlere, revisjon og sletting; og (4) SSA-L 2026 (Statens standardavtaler) for løpende IT-tjenester over internett (avtalevilkår). I tillegg finnes behovsbeskrivelse/prisskjema for et sakssystem med eByggesak/ePlansak, integrasjoner og funksjonelle/regelverkskrav samt prislinjer for evaluering.

Krav til tilbudet

Anbudsradar

Fra konkurransegrunnlaget

Tilbud skal leveres innen tilbudsfrist; det er tilbyders ansvar at tilbud leveres i tide (Innkjøpskontoret AS og oppdragsgiver har ikke ansvar ved manglende levering).Kilde: Viktig om innlevering av tilbud.pdf / «Om tilbudsinnlevering – les dette først»
Tilbud kan leveres og trekkes tilbake flere ganger frem til tilbudsfrist; ved ny informasjon kan tilbud trekkes, endres og leveres på nytt.Kilde: Viktig om innlevering av tilbud.pdf / «Husk at du kan levere tilbud og trekke det igjen så mange ganger du vil frem til tilbudsfrist.»
Før innlevering må tilbud signeres digitalt; signering krever at signeringsmottaker inviteres på e-post, mottaker åpner e-post og signerer (f.eks. BankID), og tilbyder må få signaturen tilbake før innlevering.Kilde: Viktig om innlevering av tilbud.pdf / «Digital signatur»
Hvis signatur ikke er mulig med BankID, kan annen signeringsmetode brukes (f.eks. «OK-knapp» eller «Signering på skjerm»).Kilde: Viktig om innlevering av tilbud.pdf / «Er det ikke mulig å benytte BankID»
Ved behov for underleverandør/støttevirksomhet: sjekk konkurransegrunnlaget for om det kreves forpliktelseserklæringer, skatteattest eller ESPD; tilbyder oppgir at hovedleverandør må fylle ut ESPD for underleverandør/støttevirksomhet (med praktisk fremgangsmåte beskrevet).Kilde: Viktig om innlevering av tilbud.pdf / «Underleverandører eller støttevirksomheter?»

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud: 05.11.2026
Språk: norsk
Elektronisk katalog: Ikke tillatt

Tildelingskriterier

Anbudsradar

Fra konkurransegrunnlaget og kunngjøringen

Kriterium	Vekt	Beskrivelse
Pris	25 %	Priser og kostander
Kvalitet	55 %	Løsningsforslag, funksjonalitet og brukervennlighet
Kvalitet	15 %	Implementering
Kvalitet	5 %	Service og Oppdragsspesifikk kompetanse
Kvalitet – unntak fra klima- og miljøkrav i norsk anskaffelsesregelverk: Anskaffelsen har uvesentlig klimaavtrykk og miljøbelastning (skal begrunnes)	0 %	Denne anskaffelsen er etter sin art vurdert til å ha en uvesentlig innvirkning på klima og miljø, jf. anskaffelsesloven § 5b, tredje ledd. Begrunnelsen for dette er at anskaffelsen gjelder kjøp av en digital løsning for saksbehandling, eByggesak og ePlansak der anskaffelsens art medfører at oppdragsgiver er avskåret fra å påvirke klima og miljøpåvirkningen, siden krav og kriterier som retter seg mot disse elementene ikke vil ha tilstrekkelig tilknytning til leveransen, jf. DFØs miljøveileder.

Viktige kontraktskrav

Anbudsradar

Fra konkurransegrunnlaget

Personopplysninger skal kun behandles i omfang og for formål beskrevet i Hovedavtalen og databehandleravtalens bilag; databehandler har ikke råderett utover nødvendig forpliktelsesoppfyllelse.Kilde: Databehandleravtale DFØ bilag.docx / «Instruks vedrørende behandling…» (C.1) og «Databehandler har ikke råderett…»
Sikkerhet: databehandler skal ha egnet styringssystem for informasjonssikkerhet og etablere tilstrekkelige sikkerhetstiltak iht. risikovurdering (høyt sikkerhetsnivå eller ikke).Kilde: Databehandleravtale DFØ bilag.docx / «Sikkerhet ved behandlingen»
Dokumentasjon: databehandler skal dokumentere rutiner og tiltak og gjøre dokumentasjon tilgjengelig for behandlingsansvarlig/tilsynsmyndigheter på forespørsel.Kilde: Databehandleravtale DFØ bilag.docx / «Dokumentasjon»
Lokasjon/tilgang: behandling fra andre lokasjoner/tilganger enn de angitte i bilag B.2 kan ikke skje uten behandlingsansvarliges forutgående skriftlige godkjenning (med unntak for konsernselskaper i EØS, som likevel kan kreves redegjort for).Kilde: Databehandleravtale DFØ bilag.docx / «Overføring av personopplysninger - Lokasjon…»
Bruk av underdatabehandlere: krever forutgående generell eller spesifikk skriftlig tillatelse; ved endringer kreves varsel/godkjenningsregler i bilag B; databehandler er ansvarlig som om egen behandling dersom underdatabehandler ikke oppfyller forpliktelser.Kilde: Databehandleravtale DFØ generell avtaletekst.docx / «Bruk av Underdatabehandlere»
Revisjon/tilsyn: behandlingsansvarlig har rett til revisjon (opp til én gang årlig etter rimelig forhåndsvarsel, med nærmere vilkår); alternativt/tillegg kan ekstern revisor attestere (f.eks. ISAE 3402) eller tredjepartsrevisjon for standardtjenester.Kilde: Databehandleravtale DFØ bilag.docx / «Rutiner for revisjon og tilsyn»
Sletting/tilbakelevering ved opphør: personopplysninger skal slettes uten ugrunnet opphold og innen frist (alternativ 90 dager), eller tilbakeleveres; databehandler skal slette også sikkerhetskopier iht. bilag C.Kilde: Databehandleravtale DFØ bilag.docx / «Sletting og tilbakelevering…» og Databehandleravtale DFØ generell avtaletekst.docx / «Sletting og tilbakelevering…»
SSA-L: leverandør skal sørge for at tjenesten er i henhold til bilag 1/2, og drift av tjenesten er inkludert i vederlaget; standardoppgraderinger/vedlikehold inngår, med ansvar for testing etter oppgradering.Kilde: ssa-l_generell_avtaletekst_2026-bok.docx / «Leverandørens ansvar for tjenesten» og «Oppgradering/vedlikehold…»
SSA-L: feil/mislighold: leverandør skal avhjelpe uten ugrunnet opphold; kunden kan kreve prisavslag ved manglende avhjelp; dagbot ved forsinkelse med satser og maks varighet angitt.Kilde: ssa-l_generell_avtaletekst_2026-bok.docx / «Misligholdssanksjoner» (avhjelp/prisavslag/dagbot)

Forbehold ved utdraget

Anbudsradar

Konkurranse- og tildelingsvekter er ikke oppgitt i teksten; kun at prisskjema evalueres («Priser og kostnader») fremgår.
Det finnes ingen eksplisitte kvalifikasjonskrav (f.eks. dokumentasjonskrav om økonomi/egnethet) i den medfølgende tekstpassasjen; kun krav til innlevering/signatur og generelle veiledningspunkter.
Behovsprøving/krav til funksjonalitet (arkiv-, integrasjons- og eByggesak/ePlansakkrav) er beskrevet i behovsbeskrivelse, men det er uklart hvilke av disse som er kontraktskrav i selve konkurransen siden tildelings-/kontraktsmekanisme ikke er inkludert i teksten.

Verdt å avklare med oppdragsgiver

Anbudsradar

Basert på konkurransedokumentene

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

Kan dere presisere hvordan dere vil evaluere «Priser og kostnader» når oppgitte volumer i prisskjemaet oppgis som kun til sammenligning og ikke er bindende? Hvilke linjer og beregningsformel vil bli brukt for KGV i Tendsign?
Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå evalueringsgrunnlaget for å prise riktig, spesielt siden volumer ikke er bindende og KGV skal beregnes automatisk i Mercell.
Kilde: Prisskjema 020926.xlsx – ark «Prisskjema»
I prisskjemaet står linje 4 «Årlig vedlikehold og utviklingskostnad inkludert support uavhengig av ant brukere og inkludert alle oppgraderinger». Er «alle oppgraderinger» ment som standardoppgraderinger og alminnelig vedlikehold i SSA-L, og hvilke kostnader (hvis noen) ønskes priset separat under linjene 5 og/eller 6?
Hvorfor det er verdt å spørre: Det er nødvendig å avklare kostnadsallokering mellom fast årlig vedlikehold og betalte endringer/integrasjoner/konsulentbistand for å unngå dobbelprising eller feil underprising.
Kilde: Prisskjema 020926.xlsx – ark «Prisskjema»; ssa-l_generell_avtaletekst_2026-bok.docx – punkt 3.5 og 3.6 samt 4.1/4.2 (generelle føringer)
For linje 5 i prisskjemaet («Pris for integrasjon mot fagsystemer per integrasjon (ukjente integrasjoner)»): Hva legger dere til grunn som «en integrasjon» (f.eks. én avgrenset fagsystemintegrasjon uavhengig av antall grensesnitt, eller antall grensesnitt/retninger/brukstilfeller)?
Hvorfor det er verdt å spørre: Definisjonen av «integrasjon» påvirker kostnad og tilbudets presisjon når dere ikke evaluerer kjente integrasjoner på egne linjer.
Kilde: Prisskjema 020926.xlsx – ark «Prisskjema»
I Vedlegg 1 Behovsbeskrivelse, feltet «Dekkes (S,T,N)» står det at leverandøren skal dekke spesialtilpasninger på sin side (kostnader forbundet med utvikling skal dekkes av leverandøren). Kan dere bekrefte hvordan dette samsvarer med prisskjemaets linjer for «årlig vedlikehold og utviklingskostnad» og evt. timesatser i linje 6 for konsulentbistand? Skal eventuelle T-avvik (utvikling/tilpasning) inngå innen linje 1–4, eller kan deler prises som «konsulentbistand utover»?
Hvorfor det er verdt å spørre: Det er en direkte økonomisk kobling mellom «hva leverandøren skal dekke» (T/N) og hva som kan faktureres etter prisskjemaet; uklarhet gir høy kommersiell risiko.
Kilde: Vedlegg 1 Behovsbeskrivelse 020926.xlsx – ark «1. Innleiing» samt ark «Felles behov»/«Saksbehandling»/«Integrasjoner»
Kan dere presisere «tjenestenivå med standardiserte kompensasjoner» (Bilag 4) og hvilke konkrete standardiserte kompensasjoner som gjelder for brudd på tjenestenivå og/eller for forsinkelser (dagbot), herunder beregningsgrunnlag (hvilket vederlag) og varighet? (Vi ser dagbot-definisjoner i SSA-L, men vil bekrefte hva dere har avtalt i bilag 4/3.)
Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må kunne prise og risikovurdere misligholdssanksjoner; evaluering og leveranseplanlegging avhenger av avtalte kompensasjonsmekanismer.
Kilde: ssa-l_generell_avtaletekst_2026-bok.docx – punkt 9.2.3 til 9.2.4 samt 9.2.2.3 (dagbot); samt «Bilag 4: Tjenestenivå med standardiserte kompensasjoner» (referert i avtaleteksten)
SSA-L punkt 3.3 beskriver godkjenningsprøve med 10 virkedager hvis ikke annet er avtalt i bilag 3. Kan dere bekrefte om bilag 3 inneholder andre godkjenningskriterier eller tidsfrister for etablering/leveransemelding for denne anskaffelsen? Hvis ja: vennligst oppgi nøkkel-frister som leverandøren må forholde seg til.
Hvorfor det er verdt å spørre: Frister for godkjenning/leveringsdag påvirker dagbotrisiko, planlegging og forventet tidslinje for levering.
Kilde: ssa-l_generell_avtaletekst_2026-bok.docx – punkt 3.2 og 3.3; «Bilag 3: Plan for etableringsfasen»
For SSA-L punkt 2.2 (tredjepartsleveranser): I hvilken grad forventer dere at løsningens funksjonalitet integreres av tredjepart slik at «feil i tredjepartsleveranser» kan gi avvik/ansvarsdeling? Kan dere angi hvilke konkrete elementer i behovslisten (Vedlegg 1, ark «Integrasjoner») som dere forventer at i praksis leveres/opereres av tredjepart?
Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå omfanget av tredjepartsavhengigheter for å prise rett ansvar, tiltak og potensielle misligholdsbetingelser.
Kilde: ssa-l_generell_avtaletekst_2026-bok.docx – punkt 2.2 og 9.2.1/9.2.5; Vedlegg 1 Behovsbeskrivelse 020926.xlsx – ark «Integrasjoner»
Kan dere bekrefte hvilke databehandler- og informasjons-sikkerhetsforutsetninger som er aktuelle i denne anskaffelsen, basert på SSA-L punkt 6 (informasjonssikkerhet/personopplysninger) og deres eventuelle bilag 1/2/5/6? Spesifikt: Hvilke datakategorier (inkl. om noen «særlige kategorier» etter GDPR art. 9) forventes behandlet i saks- og arkivløsningen, og er det krav til bestemt sikkerhetsnivå, revisjonsopplegg eller dokumentasjonsomfang i bilag 1?
Hvorfor det er verdt å spørre: Datatyper og sikkerhets-/revisjonskrav påvirker kostnader og gjennomførbarhet (inkl. dokumentasjonstilgjengelighet og revisjonsfrekvens).
Kilde: ssa-l_generell_avtaletekst_2026-bok.docx – punkt 6.1 og 6.2; Databehandleravtale DFØ generell avtaletekst.docx – punkt 8/11/12; Databehandleravtale DFØ bilag.docx – Bilag C (sikkerhet/revisjon/sletting) og Bilag A
Hvordan skal leverandørens tilbud av «systemdokumentasjon» og dokumentasjon/operasjonell opplæring forstås og prises? SSA-L sier dokumentasjon skal være på norsk og leveres senest når godkjenningsprøven starter (hvis ikke annet er avtalt i bilag 3). Kan dere oppgi hvor i konkurransen dere forventer at dokumentasjon/opplæring er avklart (omfang, språkkrav, leveransetid), og om «Komplett opplæringpakke» i prisskjemaet (linje 3) dekker alt dere krever?
Hvorfor det er verdt å spørre: Dokumentasjon og opplæring er direkte kostnadsdrivere; leverandøren må vite forventet omfang og tidspunkt for levering for å unngå kontraktsrisiko.
Kilde: ssa-l_generell_avtaletekst_2026-bok.docx – punkt 3.4 samt prisskjema «Komplett opplæringpakke» (linje 3)

Kurs og rådgivning fra redaksjonen

Gratis fagmøte – 30 minutter digitalt om aktuelle anskaffelsestemaer.

Se datoer →

Kurs: Hvordan vinne anbud – praktisk kurs for deg som skriver tilbud.

Les mer →

Rådgivning

Ta kontakt →