Rammeavtale for kjøp og abonnementshåndtering av tidsskrifter 2027-2030

Rammeavtale med én leverandør for kjøp og abonnementshåndtering av tidsskrifter for Norges miljø- og biovitenskapelige universitet (NMBU). Oppstart 01.01.2027, varighet 2+1+1 år. Avrop kan gjøres innenfor rammeavtalens virketid og bestilles via NMBUs eHandelsløsning der hensiktsmessig. Prisene skal være faste første avtaleår, deretter årlig regulering innen KPI-ramme og med varsel og dokumentasjon. Leveranser skal skje til angitt leveringsadresse og leveringsvindu (08:00–15:00).

• Egenrapporteringsskjema om lønns- og arbeidsvilkår (fylles ut og sendes til oppdragsgiver), innen én måned etter kontrakten er signert (med mindre annet er avtalt). Kan kreves flere ganger i kontraktsperioden etter skriftlig forespørsel.Kilde: Bilag 5.1 Krav til lønns- og arbeidsvilkår
• Dokumentasjon av lønns- og arbeidsvilkår ved skriftlig forespørsel med rimelig frist, dokumentert blant annet ved kopi av arbeidsavtale, lønnsslipp, timelister og bankutskrift (på personnivå).Kilde: Bilag 5.1 Krav til lønns- og arbeidsvilkår
• Policys og rutiner for aktsomhetsvurderinger skal være på plass senest innen 6 måneder etter kontraktsstart (og for virksomheter omfattet av åpenhetsloven ved kontraktsstart).Kilde: Bilag 5.3 Policys og rutiner for aktsomhetsvurderinger
• Oppdragsgiver kan kreve besvarelse av egenrapportering senest seks uker etter utsendelse (med mindre oppdragsgiver setter annen frist).Kilde: Bilag 5.3 Kontraktsoppfølging
• Tiltaksplan ved kontraktsbrudd (leverandøren skal fremlegge tiltaksplan for når og hvordan bruddene skal rettes), innen fire uker (kortere ved vesentlige brudd).Kilde: Bilag 5 Sanksjoner / krav til retting (tiltaksplan innen fire uker)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

28.09.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Tillatt

• Rammeavtaletype: rammeavtale med en leverandør. Varighet 2+1+1 år, oppstart 01.01.2027.Kilde: Avtaledokument – KONTRAKTEN (Oppstartsdato, Varighet + opsjons år)
• Prisregulering: faste priser første avtaleår; årlig endring ved årsskifte begrenset oppad til KPI-økning (SSB konsumprisindeks totalindeksen). Prisendring krever skriftlig varsel minst én måned før, med dokumentasjon (gammel pris, endring i %, justert pris). Ingen tilbakevirkende kraft. Varsel sendes til innkjop@nmbu.no og må godkjennes før iverksettelse.Kilde: Bilag 3 Pris og prisregulering
• Fakturakrav: EHF-faktura. Ressursnummer i «BuyersReference»; ved avrop via E-handel skal ordrenummer i «OrderReference». Leverandør skal spesifisere og dokumentere slik at faktura kan kontrolleres; ved avregning etter medgått tid skal timelister vedlegges. Faktura som ikke oppfyller EHF-krav behandles ikke av NMBU (leverandør bærer risiko for forsinket betaling).Kilde: Bilag 3 Krav til faktura
• Bestillingsrutiner: Bestilling via NMBUs eHandelsløsning. Selger skal tilgjengeliggjøre avtalevarer i EHF-format elektronisk varekatalog, eller tilpasning for Punch-out/roundtrip slik at kun avtalevarer kan bestilles.Kilde: Bilag 4 Bestillingsrutiner / eHandel
• Leveringsrutiner: leveringsadresse Postboks 5003, 1432 Ås (avhengig av mottaker/enhet). Levering innen 08:00–15:00.Kilde: Bilag 4 Leveringsrutiner
• Nøkkelpersonell: tilbudt nøkkelpersonell kan ikke byttes uten samtykke fra kunden; bytte kun med lik eller bedre kompetanse; evt. kostnader ved bytte er leverandørens risiko.Kilde: Bilag 4 Nøkkelpersonell
• Underleverandører: kan ikke bytte tilbudt underleverandør uten kundens samtykke.Kilde: Bilag 4 Godkjente underleverandører
• Lønns- og arbeidsvilkår: leverandør ansvarlig for at ansatte hos leverandør/underleverandør (inkl. innleide) som direkte medvirker, har vilkår i tråd med allmenngjort tariffavtale/lønn- og arbeidsvilkårsforskrifter; avtaler må inneholde tilsvarende forpliktelser. Dokumentasjonsplikt på forespørsel.Kilde: Bilag 5.1 Krav til lønns- og arbeidsvilkår
• Sanksjoner/dagbøter ved brudd på dokumentasjonsplikter: dagbot minst kr 1500 per dag ved brudd (for dokumentasjonsplikt i henholdsvis 5.1 og 5.2).Kilde: Bilag 5.1 og Bilag 5.2
• Betaling av lønn via bank/til konto med rett til betalingsformidling, og dokumentasjon (bankutskrift på personnivå).Kilde: Bilag 5.2 Krav om betaling av lønn og annen godtgjørelse via bank mv.
• Menneskerettigheter/aktsomhetsvurderinger: leverandør skal overholde kontraktsvilkår i leverandørkjeden. Senest innen 6 måneder etter kontraktsstart ha policys og rutiner for aktsomhetsvurderinger. Rutiner skal omfatte styrevedtatte policys, ansvarlig ledelsesnivå, risikoanalyser, tiltak og oppfølging/effekt, samt kunne vise offentlig tilgjengelig informasjon.Kilde: Bilag 5.3 Kontraktsvilkår for ivaretakelse av grunnleggende menneskerettigheter / Policys og rutiner for aktsomhetsvurderinger
• Kontraktsoppfølging: leverandør skal rapportere om forhold i strid med kravene uten ugrunnet opphold, og etterleve mulige oppfølgingstiltak (f.eks. fremvise policys/rutiner, produksjonsenheter, besvare egenrapportering, fremvise risikoanalyse, delta i oppfølgingssamtaler, dokumenter).Kilde: Bilag 5.3 Kontraktsoppfølging
• Revisjon/innsyn: NMBU kan revidere leverandørens systemer/rutiner/aktiviteter forbundet med leveransen og ha innsyn i regnskaper/dokumentasjon for verifisering av prising. Leverandør skal yte rimelig vederlagsfri assistanse ved revisjon.Kilde: Generelle kontraktsvilkår rammeavtale punkt 5.6 Revisjon
• Endringer: endringer som påvirker rammeavtalen skal reguleres skriftlig; endring i avrop kan kreves kvalitativt/kvantitativt/leveringsfrist innenfor forventninger ved avtaleinngåelse, og avtales skriftlig.Kilde: Generelle kontraktsvilkår punkt 9.1-9.2
• Mislighold/tiltak: ved frister og dagbot ved forsinkelse (generelle vilkår) og dagbotregime i bilag 5 ved brudd på dokumentasjonsplikt; retting/omlevering og heving ved vesentlig mislighold.Kilde: Generelle kontraktsvilkår punkt 10.4, 10.9-10.11 samt Bilag 5 Sanksjoner

• Øvre verdi i avtaledokumentet er ikke spesifisert i teksten (står som «Øvre verdi» uten beløp).
• KONTRAKT nr. står som «XX/XXXXX» (ikke utfylt).
• Avtaledokumentet viser «KONTRAKTSVILKÅR VED AVROP: Velg et element.» uten innhold i teksten.
• Kundens kravspesifikasjon (Bilag 1) og leverandørens løsningsbeskrivelse/besvarelse (Bilag 2) er ikke utfylt i den vedlagte teksten.
• Prisskjema Tabell B har «Gjeldende pris* 0» og flere felter mangler; kun evalueringspris (36000) er oppgitt.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I avtaledokumentet er det oppgitt «Kontrakt nr. XX/XXXXX» uten utfylt nummer. Hvilket kontraktsnummer skal leverandør legge til grunn i avtalen og i fakturareferanse/henvisninger ved avrop?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uavklarte kontrakt-/referansenummer kan gi feil fakturering og forsinkelser i behandling.

   Kilde: Avtaledokument til rammeavtale NMBU.docx – «Kontrakt nr.»

2. I avtaledokumentet står «Øvre verdi» uten beløp. Kan oppdragsgiver opplyse hva som er avtalens øvre verdi (rammeverdi) og hvordan denne verdien skal brukes i forbindelse med avrop/forpliktelser?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Øvre rammeverdi påvirker leverandørens risikovurdering og prissetting, og er viktig for forståelse av avtalens økonomiske rammer.

   Kilde: Avtaledokument til rammeavtale NMBU.docx – «Øvre verdi»

3. Avtaledokumentet viser «KONTRAKTSVILKÅR VED AVROP: Velg et element.» uten at innholdet framgår. Kan oppdragsgiver bekrefte hvilke kontraktsvilkår som faktisk gjelder ved avrop, og eventuelt sende korrekt bilag/tekst som erstatter «Velg et element»?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Riktige avropsvilkår kan avvike fra generelle kontraktsvilkår og påvirker leverandørens forpliktelser og risiko.

   Kilde: Avtaledokument til rammeavtale NMBU.docx – «KONTRAKTSVILKÅR VED AVROP»

4. Bilag 1 (Oppdragsgivers kravspesifikasjon) og Bilag 2 (Leverandørens løsningsbeskrivelse/besvarelse) er ikke utfylt i utdraget jeg har. Kan oppdragsgiver bekrefte at endelige vedlegg/bilag foreligger i konkurransegrunnlaget som skal inngå i kontrakten, og hvor i dokumentpakken kravene og leverandørens forpliktelser nærmere er beskrevet?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Evalueringspris og senere avtaleforpliktelser knyttes til krav/tilbud som må være identifisert og forstått før tilbudsinnlevering.

5. Prisskjema Tabell B (driftskostnader for webplattform) er vist med «Gjeldende pris* 0» og «Evalueringspris: 36000». Kan oppdragsgiver avklare hvordan Tabell B skal fylles ut (hvilke felter som skal inn i «Gjeldende pris» og evt. andre rader/kolonner) og hvordan Tabell A og B summeres til evalueringspris?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Manglende utfyllingsgrunnlag i prisskjema kan føre til feil prising/avvisning eller at leverandøren ikke konkurrerer på riktig grunnlag.

   Kilde: Vedlegg A – Prisskjema_oppdatert_11.09.2026_siste_versjon.xlsx (Prisskjema Tabell A og B)

6. I Bilag 3 står at «Priser skal være faste første avtaleår» og kan endres hvert årsskifte begrenset oppad til KPI-økning. For tidsskriftabonnementer/webplattform: gjelder prisreguleringsadgangen også for alle abonnementer og alle kostnadskomponenter (inkl. eventuelle agent-/behandlingskostnader), eller er noen prisleddet alltid faste uansett?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite hvilke kostnader som kan indeksreguleres for å kunne prise riktig og redusere finansiell risiko.

   Kilde: Bilag 3: Pris og betalingsbetingelser – «Prisregulering»

7. I Bilag 4 (Administrative bestemmelser) står levering «innenfor tidsrommet 08:00 – 15:00». For denne kontrakten (kjøp og abonnementshåndtering av tidsskrifter): er dette en faktisk leverings-/distribusjonstid som gjelder fysisk levering, eller gjelder det kun ved eventuelle leveranser av dokumentasjon/tilgang?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Feiltolkning av leveringsbegrep kan påvirke gjennomføringsplan og vurdering av mislighold/dagbot ved fristbrudd.

   Kilde: Bilag 4: Administrative bestemmelser – «Leveringsrutiner»

8. Bilag 4 åpner for at bestilling skjer via NMBUs eHandelsløsning, og at leverandør kan bli pålagt å tilgjengeliggjøre avtalevarer gjennom elektronisk varekatalog/punch-out. Hvilket format og hvilken teknisk løsning forventes for webplattform og bestillingsgrunnlag (EHF/evt. varekatalog), og hvem leverer hvilke integrasjoner—er dette en del av leverandørens leveranse?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tekniske integrasjonskrav kan være kostnadsdrivende og må avklares før tilbudsprising.

   Kilde: Bilag 4: Administrative bestemmelser – «Bestillingsrutiner» samt «eHandel»

9. Bilag 4 og Bilag 5 omhandler nøkkelpersonell og underleverandører (samtykke ved bytte). Kan oppdragsgiver bekrefte hvordan samtykkeprosessen praktisk håndteres (saksbehandlingstid, krav til dokumentasjon) og om det er en standardisert prosess ved bytte av nøkkelpersonell/underleverandør?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uklare prosesser kan gi forsinkelser i drift og øke risiko for brudd på kontraktsvilkår ved utskiftninger.

   Kilde: Bilag 4: Administrative bestemmelser – «Nøkkelpersonell» og «Godkjente underleverandører»

10. Bilag 5 pkt. 5.1–5.3 inneholder omfattende krav til lønns- og arbeidsvilkår, dokumentasjon, egenrapportering og dagbot ved brudd. Kan oppdragsgiver presisere hvilken praktisk rapporteringsmal/egenrapporteringsskjema som skal brukes (og hvor den finnes), samt hva oppdragsgiver legger i «direkte medvirker til å oppfylle kontrakten» for en abonnement-/håndteringsleveranse?

    Hvorfor det er verdt å spørre: For å prise etterlevelse og organisere compliance må leverandøren vite hva som konkret skal rapporteres og hvilke roller som omfattes.

    Kilde: Bilag 5: Særskilte kontraktsvilkår – «5.1 Krav til lønns- og arbeidsvilkår» og «Kontraktsoppfølging»