Rammeavtale Dentalinnredning

VLFK (Vestland fylkeskommune) skal inngå en rammeavtale (totalentreprise) for levering av dentalinnredning til tannklinikker. Formålet er innredning på behandlingsrom, steril og lab. Det er estimert bygging/innredning av 6 tannklinikker med ca. 60 behandlingsrom de neste 2 årene (anslått verdi for perioden 2027/28: NOK 9 000 000; påfølgende 2 år: NOK 5 000 000). Rammeavtalen gjelder i 2 år, med mulighet for forlengelse. Det vil inngås kontrakt med én leverandør. Pris evalueres som best pris, og kvalitet knyttes til kravspesifikasjonen. Tilbud skal leveres i TendSign.

• Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak.

  Dokumentasjon: Norske: firmaattest. Utenlandske: stadfesting på registrering i bransjeregister/foretaksregister iht. hjemlandets lovgivning.

  Kilde: Pkt. 7.4.1 Kvalifikasjonskrav – organisatorisk og juridisk stilling
• Leverandøren skal ha finansiell styrke til å kunne oppfylle kontrakten.

  Dokumentasjon: Årsregnskap for de tre siste år, framlagt med notar og revisormelding. Oppdragsgiver forbeholder seg rett til kredittvurdering.

  Kilde: Pkt. 7.4.2 Kvalifikasjonskrav – økonomisk og finansiell stilling
• Leverandøren skal ha erfaring fra tilsvarende leveranser fra tannklinikker (min. 8–10 behandlingsrom) med lab og steril.

  Dokumentasjon: Liste over tre mest relevante oppdrag fra de fem siste årene, med: kort beskrivelse (inkl. oppdragsgiver), gjennomføringstidspunkt og omfang i beløp. (Svarskjema/erfaringsskjema.)

  Kilde: Pkt. 7.4.3 Kvalifikasjonskrav – tekniske og faglige kvalifikasjoner (erfaring)
• Leverandøren skal ha gjennomføringsevne til å oppfylle kontrakten.

  Dokumentasjon: Kort, overordnet beskrivelse av virksomheten: kjernekompetanse, kapasitet og personell, samt hvordan leverandøren er organisert (organisasjonskart).

  Kilde: Pkt. 7.4.3 Kvalifikasjonskrav – gjennomføringsevne

• Tilbudet skal inneholde signert tilbodsbrev (signert versjon).Kilde: Pkt. 8.5.1 Utformingen til tilbudet – dokumentliste, seksjon 1 (0.01 Tilbodsbrev) / VLFK-26/227
• Forpliktingserklæring skal signeres av både leverandør og underleverandør og leveres med tilbud (hvis relevant).Kilde: Pkt. 8.5.1 Utformingen til tilbudet – dokumentliste, seksjon 2 (0.02 Forpliktingserklæring)
• Skattefullmakt signert versjon skal leveres med tilbud.Kilde: Pkt. 8.5.1 Utformingen til tilbudet – dokumentliste, seksjon 3 (0.03 Skattefullmakt)
• Svarskjema erfaring entreprisar signert versjon skal leveres med tilbud.Kilde: Pkt. 8.5.1 Utformingen til tilbudet – dokumentliste, seksjon 4 (0.04 Svarskjema erfaring)
• Dokumentasjon på oppfylling av kvalifikasjonskrav signert versjon skal leveres med tilbud.Kilde: Pkt. 8.5.1 Utformingen til tilbudet – dokumentliste, seksjon 5 (0.5 MAL Egenerklæring kvalifikasjonskrav) / pkt. 7.1
• Tilbudsskjema signert versjon skal leveres med tilbud.Kilde: Pkt. 8.5.1 Utformingen til tilbudet – dokumentliste, seksjon 6 (0.06 Tilbudsskjema) / Vedlegg 2 Tilbudsskjema NS 8407
• Avtaledokument NS 8407 signert versjon skal leveres med tilbud.Kilde: Pkt. 8.5.1 Utformingen til tilbudet – dokumentliste, seksjon 7 (0.07 Avtaledokument NS8407)
• Tilbud skal leveres elektronisk i TendSign innen frist; avvik som avviker fra kravspesifikasjon skal beskrives presist og utvetydig i tilbudsskjema.Kilde: Pkt. 8.6/8.5.2 Leveringsmåte; Pkt. 8.4 Avvik

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

22.10.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Tillatt

• Rammeavtalen gjelder 2 år, med ensidig rett til forlengelse i inntil 1+1 år (avtales omtalt også som 2 + 1 + 1 år i konkurranseregler). Oppstart ved kontraktsignering; avrop skjer i innkjøpssystemet.Kilde: Avtaledokument – «Tidsrom avtalen gjelder» og «Avrop på rammeavtale» / Pkt. 1.7 Varighet og leveringstid
• Dentalinnredning skal leveres som totalentreprise; innbetaling/levering inkluderer prosjektering og montasje (transport inn, av-emballering, oppstilling, igangkjøring, fjerning av emballasje/paller).Kilde: Generell informasjon – «Pris… Dental-innreiingane… totalentreprise» / montasje- og prosjekteringsomfang
• Garantiperiode: 5 år (FDV og garantivilkår).Kilde: Kravspesifikasjon (10.0/Excel) – «Garantiperiode… 5 år» og krav (E19/E37)
• Det gjelder NS 8407 som kontraktsregler; det er tillegg/spesielle kontraktsregler (kvalitetssikring, politisk godkjenning, sikkerhetsstillelse, mv.).Kilde: Avtaledokument – «For denne avtalen gjelder NS 8407»; Kontraktsbestemmelser NS8407
• Forbehold/krav til lønns- og arbeidsvilkår, seriøsitetsoppfølging og SHA/arbeidsforhold følger seriøsitetskrav (inkl. krav til HMS-kort og mannskapslister mv.).Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 3/4 samt 0.9 Seriøsitetskrav C4 (kap. 1-8 mfl.)
• Fakturering: elektronisk EHF, betaling innen 30 dager fra korrekt faktura mottatt; faktura pr ordre; krav til merking iht. referanse; betalingsforutsetning knyttet til garanti og forsikringsbevis deponert (omtalt i forretningsrutiner NS8407).Kilde: 0.07 Avtaledokument / 0.08.1 Forretningsrutiner NS8407 – Fakturering

• Tekst inneholder motstrid/uklarhet i vekting for tildelingskriterier: ett sted oppgis «Pris 100», senere i «Tildelingen i fra 2022 – 226» oppgis «Pris 70 / Kvalitet 30».
• Konkurransens eksakte detaljer for evaluering av «kvalitet» er ikke fullt gjengitt i utdraget (det vises til 0.5 kravsspesifikasjonspunkter, men hele evalueringslogikken er ikke opplistet).
• Varighet: konkurransereglene omtaler forlengelse «inntil 2 + 1 + 1 år», mens avtaledokumentet omtaler «inntil 1 + 1 år».

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I konkurransegrunnlaget står tildeling som «best pris» med vekt 100 % på Pris, men i avsnitt «Tildelingen i fra 2022 – 226» fremgår det «Pris 70 / Kvalitet 30». Hva er korrekt tildelingsmodell og vektfordeling som skal brukes ved evalueringen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Oppdragsgiverens evalueringsmodell er motstridende, og riktig modell har direkte betydning for tilbudsprising og dokumentasjon.

   Kilde: 0.0 Konkurranseregler – kapittel 9 «Tildelingskriterium og evaluering» (pkt. 9.1 og «Tildelingen i fra 2022 – 226»)

2. I «Kvalitet»-delen vises det til at kvalitet evalueres i henhold til utfylt «0.5 kravsspesifikasjon» på punktene «Dentalinnredning og Steril». Kan oppdragsgiver beskrive (eller utdype) hvordan poeng/vekting beregnes per krav (f.eks. hva som gir uttelling på E-kravene og hvordan A-kravene behandles i kvalitetsevalueringen)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utdraget viser kravskategorier (A/E) og vurderingslogikk på enkelte linjer, men selve evalueringsberegningen for «kvalitet» fremstår ikke fullt ut forklart. Dette er avgjørende for å prise og utforme teknisk besvarelse riktig.

   Kilde: 0.0 Konkurranseregler – «Tildelingen i fra 2022 – 226» og 10.0 Kravspesifikasjon VP Rammeavtale Dentalinnredning 2026.xlsx (ark/kolonner for A/B/E)

3. Varighet/forlengelse: Konkurransereglene sier «2 år, med mulighet for forlengelse … inntil 2 + 1 + 1 år», mens avtaledokumentet sier «Oppdragsgiver har en ensidig rett til å forlenge avtalen i inntil 1 + 1 år». Hva er korrekt total varighet (inkl. opsjons-/forlengelsesår) som skal legges til grunn for prissettingen og eventuelle prisjusteringer?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Ulik varighetsangivelse påvirker både tilbudsstrategi og forståelsen av avtalerisiko/prisregulering.

   Kilde: 0.0 Konkurranseregler – «Varigheit og leveringstid» og 0.07 Avtaledokument Rammeavtale Dentalinnredning

4. Kontrakten er en rammeavtale, men dere skriver at det skal bygges/innredes «6 tannklinikkar med til saman ca. 60 behandlingsrom» og at estimert verdi for 2027/28 bygger på «6 klinikkar … totalt 65 behandlingsrom». Kan oppdragsgiver bekrefte hvilket volum som faktisk ligger til grunn for estimatene/prisberegningen (60 eller 65 behandlingsrom), og om «65» er justert for pris-/volumgrunnlaget i tilbudsskjemaet?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Volumanslag (antall behandlingsrom/klinikkinnredninger) påvirker både tilbudt ressursplan og forventet kostnadsdekning, selv om det prises som enhetspriser.

   Kilde: 0.0 Konkurransegrunnlag – «Formålet og omfanget av anskaffinga»

5. Leverings-/montasjetype: I konkurransegrunnlaget står at «Dental-innreiingane skal leverast som ei totalentreprise» og at enhetsprisene skal inkludere prosjektering og montasje «som heilskap». Kan oppdragsgiver bekrefte at enhetsprisene i tilbudsskjemaet også skal omfatte måltaking/kontroll på stedet, eventuelle justeringer av prosjektert løsning og teknisk igangkjøring, uten tillegg utover indeks-/prisendringsbestemmelsene?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å unngå risiko for tilleggskostnader må leverandøren forstå hva som er inkludert i enhetsprisene versus hva som kan bli endrings-/tilleggsarbeid.

   Kilde: 0.0 Konkurransegrunnlag – «Formålet og omfanget av anskaffinga» (avsnitt om pris som enhetspriser + prosjektering/montasje inkludert reisekostnader) samt 10.0 Kravspesifikasjon VP Rammeavtale Dentalinnredning 2026.xlsx (prosjektering/montering-ansvar)

6. Prisendring: Avtaledokumentet sier «Prisene er faste første avtaleår» og at de kan justeres årlig etter KPI. Kan oppdragsgiver presisere hvordan dette slår ut for enhetsprisene i tilbudsskjemaet for «metrepriser» (f.eks. innredning 13–15) og for eventuelle «avrop» som bestilles sent i første avtaleår?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uklart om når indeksjustering beregnes og hvilke enhetsledd som omfattes kan gi feil budsjettering og tvist i prisoppdatering.

   Kilde: 0.07 Avtaledokument Rammeavtale Dentalinnredning – «Prisendringer» / «Endring i prisindeks»

7. Reisetid/egenandel: I avtaledokumentet står at «Med mindre annet er særskilt avtalt, dekker partene egne kostnader i forbindelse med reiser/møte, inkludert reisetid», men i konkurransegrunnlaget står at prosjektering inkluderer «reisekostnader som måtte påløpe … for å kunne prosjektere … ved fysisk oppmøte». Kan oppdragsgiver avklare hvilken av disse bestemmelsene som gjelder konkret for (i) prosjekteringsbesøk for hver klinikk og (ii) eventuelle byggemøter/oppfølging, og om reisetid også er inkludert i prosjekteringsdelen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Kontrasten mellom «egne kostnader reise/reisetid» og at prosjektering inkluderer reisekostnader kan gi prisspenn eller risiko for uriktig beregning.

   Kilde: 0.0 Konkurransegrunnlag – avsnitt om «Prosjektering … inkludert reisekostnader» og 0.07 Avtaledokument – «Reisekostnader»

8. Leveringstid/planlegging: Det står at «Leveringstid for utstyret avtales med VLFK for hver enkelt klinikk». Finnes det publiserte minimumskrav til leveringstid/oppstartstid per avrop, eller dokumentasjonskrav knyttet til fremdriftsplan? Hvis ja: hvor er dette beskrevet i kravspesifikasjon/NS8407-vedlegg/andre bilag?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leveringstid er kritisk for kapasitet og ressurskostnader. Hvis det finnes krav til svartid/framdrift bør de avklares før tilbud.

   Kilde: 0.0 Konkurranseregler – «Varigheit og leveringstid» samt 0.06 Tilbudsskjema – «Leveringstid»

9. Krav til «amalgamfilter» (steril/sanitar): Krav nr. 38 «Amalgamfilter – det skal leveres oppsamlingssystem for amalgam til vask i skitten sone» og at «Brukermanual må følge med». Kan oppdragsgiver spesifisere forventet leveranseomfang for amalgamfilteret (leverandørkomponent vs integrering mot eksisterende anlegg), og om brukermanual skal følge hvert avrop eller per installasjonstype?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Amalgamfilter kan medføre både materiell og integrasjonsarbeid. Nøyaktig omfang er nødvendig for korrekt kostnads- og dokumentasjonsplan.

   Kilde: 10.0 Kravspesifikasjon VP Rammeavtale Dentalinnredning 2026.xlsx (Steril/Amalgamfilter – krav nr. 38)

10. Dokumentasjon «FDV» og garantigrense: Kravspesifikasjonen sier at «All relevant FDV skal leveres … innen ferdig montasje» og garantitid skal være 5 år. Kan oppdragsgiver bekrefte (i) format/omfang for FDV (digitalt/print, hvilke deler) og (ii) om garantien gjelder både innredning og prosjektering/montering, herunder at service kan bli krevd dekket i garantiperioden?

    Hvorfor det er verdt å spørre: FDV-krav og garantivilkår påvirker både ressursbruk ved leveranseavslutning og leverandørens langsiktige kostnadsrisiko.

    Kilde: 10.0 Kravspesifikasjon VP Rammeavtale Dentalinnredning 2026.xlsx (FDV, Garantiperiode, Prosjektering) og 0.08.1 Kontraktsbestemmelser NS8407.pdf (pkt. 5 Garantiperiode)