Rammeavtale - levering av vikartjenester drift

Rammeavtale for levering av vikartjenester (drift) til Trondheim Renholdsverk AS. Formål er å sikre tilgang til kvalifisert personell ved midlertidige bemanningsbehov. Hovedbehov gjelder sjåfører og hjelpearbeidere til renovasjonsbiler (innsamling og transport), samt vikarer til flere driftsavdelinger ved behov. Oppdrag omfatter planlagte og akutte innleier, med krav til bemanningsforetak, kompetansekontroll, beredskap, bestillings-/oppfølgingsløsning i digital kanal, leveringsgrad og leveringsresponstid. Klima- og miljøkrav er unntatt (uvesentlig klima/miljøbelastning).

• Leverandøren skal til enhver tid være registrert som godkjent bemanningsforetak i Arbeidstilsynets register; godkjenningen skal foreligge på tilbudstidspunktet, ved kontraktsinngåelse og på forespørsel i kontraktsperioden; bortfall/tilbakekall anses som vesentlig mislighold.

  Dokumentasjon: Godkjenningsdokumentasjon/opplysninger som bekrefter registrering i Arbeidstilsynets register (på forespørsel).

  Kilde: 3.1 Krav stilt i Mercellportalen, punkt 1.1

• Utfylt prisskjema/prismatrise (påslagsfaktor) i tråd med konkurransegrunnlaget/vedlegg 4.Kilde: 4.1 Dokumentasjon til tildelingskriteriene; 4.2 Pris 60% (jf. vedlegg 4)
• Beskrivelse av leveringssikkerhet og kapasitet: organisering av leveransen, bemanningsressurser, vikarpool, reserve- og beredskapsordninger samt leverings- og oppfølgingsrutiner. Minimum: antall tilgjengelige ressurser per stillingskategori, hvordan kapasitet opprettholdes ved ferie/sykdom/akutte bestillinger, beredskapsordninger og responstid, samt evt. nøkkeltall/dokumentert leveringsgrad.Kilde: 4.1 Dokumentasjon til tildelingskriteriene; 4.3 Leveringssikkerhet og kapasitet 25%
• Beskrivelse av digital bestillings- og oppfølgingsløsning, inkl. relevant dokumentasjon (skjermbilder, brukerveiledning, produktbeskrivelse el. tilsvarende; evt. demonstrasjon hvis testbruker ikke kan tilbys). Minimum dekning: bestillingsprosess/ UI, statusoppfølging, oversikt aktive/planlagte oppdrag, rapporterings-/analysefunksjoner, avvikshåndtering, kommunikasjon, digitale varslinger/meldingsfunksjoner.Kilde: 4.1 Dokumentasjon til tildelingskriteriene; 4.4 Digital bestillings- og oppfølgingsløsning 15%

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

15.10.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Leverandøren må etablere og opprettholde bemannings- og beredskapsrutiner for kapasitet til planlagte og akutte oppdrag (vikarpool og ressursstyring).Kilde: 3.1 Krav stilt i Mercellportalen, punkt 1.2
• Reservekapasitet til ferie/høytider/akutte behov; leverandøren skal kunne dokumentere tilgjengelige ressurser, vikarpool og planlagte beredskapstiltak på forespørsel.Kilde: 3.1, punkt 1.4
• Kvalifikasjonskontroll av kandidater før tildeling; dokumentasjon registreres i HR-system og kontrolleres av bemanningskoordinator.Kilde: 3.1, punkt 1.6
• Arbeids-/oppholdstillatelser: kontroll før ansettelse og løpende; personell uten gyldig tillatelse tildeles ikke oppdrag.Kilde: 3.1, punkt 1.8
• Erstatningsvikar ved fravær hos innleid personell uten ugrunnet opphold; manglende erstatningsvikar regnes som ikke levert oppdrag (ingen ekstra kostnad for oppdragsgiver).Kilde: 3.1, punkter 1.12 og 4.7
• Utskifting av personell: oppdragsgiver kan kreve utskiftning ved manglende kompetanse/tilfredsstillende funksjon; leverandøren tilbyr erstatningspersonell uten ugrunnet opphold.Kilde: 3.1, punkt 1.11
• Kommunikasjon om bestilling/administrasjon skal skje mellom oppdragsgiver og leverandørens kontaktperson; innleid personell skal ikke inngå direkte avtaler utenfor kontraktsrammen.Kilde: 3.1, punkt 1.13
• Beredskap/tilgjengelighet: tilgjengelig alle virkedager 07-15; vakt-/beredskapsordning for kveld/natt/lørdag for akutte bestillinger og endringer.Kilde: 3.1, punkt 4.1
• Bestillingskanaler: telefon, e-post og leverandørens digitale bestillingsløsning. Løsningen skal være tilgjengelig og funksjonell gjennom kontraktsperioden.Kilde: 3.1, punkt 4.2
• Digital løsning skal gi effektiv registrering/oppfølging og håndtering av bestillinger (oversikt vakter, status forespørsler, bekreftelse av tildelt personell).Kilde: 3.1, punkt 4.3
• Respons på bestilling: maks 30 min (bestilt etter 06.00 med levering samme dag), maks 1 time til neste dag (bestilt 07.00-15.00), maks 6 timer (levering >1 dag frem), maks 72 timer (>1 uke frem).Kilde: 3.1, punkt 5 (Responstid på bestilling)
• Leveringsgrad: minimum 95% samlet leveringsgrad per kalendermåned (kun bekreftede bestillinger inngår).Kilde: 3.1, punkt 6.2
• Rapportering av leveringsgrad månedlig; inneholde oversikt over bestillinger, bekreftede og leverte oppdrag, avvik, manglende leveranser og årsak.Kilde: 3.1, punkter 6.3 og 6.4
• Avbestilling/endring: oppdragsgiver kan avbestille/endre uten kostnad frem til 24 timer før avtalt oppstart; senere kan leverandøren kreve dekning av dokumenterte/lønnskostnader for disponert navngitt vikar (ingen administrative/indirekte kostnader). Kompensasjon begrenset til 50% av verdien og max NOK 10 000 eks. mva per oppdrag.Kilde: 3.1, punktene 7.1-7.3
• Pris-/fakturamodell: pris som påslagsfaktor på timelønn, fakturert pris = (timelønn + variable tillegg) × påslagsfaktor; påslagsfaktor skal dekke alle kostnader inkl. fortjeneste; variable tillegg faktureres kun etter skriftlig forhåndsgodkjenning før oppdrag utføres.Kilde: 3.1, punktene 8.1-8.4
• Faktura: etterskuddsvis hver 14. dag; utstedes senest innen 10 kalenderdager etter perioden; faktura må spesifisere vikar, timer per dag, tidspunkt, stillingstype, timelønn, variable tillegg, påslagsfaktor og tjenestested; mangelfulle timelister kan returneres uten betalingsplikt inntil korrekt dokumentasjon mottas.Kilde: 3.1, punktene 9.4-9.6

• Dokumentet viser tildelingskriterier og krav i stor grad, men selve evalueringen/scoreformler for leveringssikkerhet og digital løsning utover beskrivelsene er ikke detaljert i den tilgjengelige teksten.
• Flere avsnitt etter 'Responstid på bestilling' og enkelte linjeskift i teksten inneholder brudd/ufullstendig gjengivelse (f.eks. rundt 'Off ...'), men hovedtallene (30 min/1 time/6 timer/72 timer) fremgår.
• Ingen konkrete stillingskategorier eller kompetansekrav per stilling (førerkort/yrkessjåførkompetanse/maskinførerbevis mv.) er spesifisert i denne teksten utover omtale av at slike kan bli stilt for enkelte stillinger.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I krav 1.5 «Akutte behov/ responstid» (Response required) står det at leverandøren har beredskapsrutine med dedikert tilgjengelighet. Kan oppdragsgiver presisere hva som konkret forventes som «responstid»/handling ved hasteoppdrag utover de angitte responstidene i punkt 5.0 (og om responderesponstid måles fra bestillingstidspunkt til ordrebekreftelse, til personell er bekreftet, eller til vikar møter)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Responstid omtales flere steder og det er viktig å avklare hvilket målepunkt oppdragsgiver legger til grunn for å kunne prise og operasjonalisere korrekt.

   Kilde: 1.5 Akutte behov/ responstid (Response required) og punkt 5.0 Respons på bestilling (Responstid på bestilling)

2. I punkt 5.0 «Respons på bestilling» står det at «Automatisk genererte meldinger eller autosvar anses ikke som gyldig tilbakemelding». Kan oppdragsgiver bekrefte om leverandøren likevel kan bruke digitale løsninger der melding sendes automatisk, så lenge innholdet/faktisk bekreftelse er manuell eller kvalitetssikret av kontaktperson, eller om oppdragsgiver krever manuell/aktiv bekreftelse uten systemgenerering?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker bemanning, prosess og kostnader i drift, og bør avklares før tilbud slik at leverandøren ikke overvurderer manuelle krav eller undervurderer hva som er akseptabelt.

   Kilde: 5.0 Respons på bestilling (Automatisk genererte meldinger/autosvar)

3. I krav 4.1 «Tilgjengelighet» (virkedager 07–15) og for oppdrag på kveld/natt/lørdag: kan oppdragsgiver presisere hvordan vakt- eller beredskapsordning skal dokumenteres og bekreftes (f.eks. bemanningsfunksjon, tilgjengelig kontaktvei, dekningsgrad), og om det forventes at samme responstidsnivå i punkt 5.0 gjelder også for kveld/natt/lørdag-bestillinger?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Ordningen og omfanget av tilgjengelighet påvirker kapasitet og kostpris, og det er uklart om responstidene i punkt 5.0 automatisk gjelder hele døgnet/helg.

   Kilde: 4.1 Tilgjengelighet (Response required) og 5.0 Respons på bestilling

4. I punkt 6.2 «Krav til leveringsgrad» står det at leveringsgrad skal være minimum 95 % målt per kalendermåned og beregnes av antall bestilte oppdrag som er bekreftet av leverandør. Kan oppdragsgiver presisere hvordan «avvik» og situasjoner som avbestilling/endring hos oppdragsgiver, samt mangelfull leveranse pga. at vikar ikke møter/ikke oppfyller kompetanse, behandles i leveringsgrad-beregningen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leveringsgrad er et sentralt kontraktsstyringspunkt, og uten presisering kan det være risiko for feilprising/feil styringsdata.

   Kilde: 6.2 Krav til leveringsgrad og 6.1 Leveringstidspunkt og krav til levert vikar

5. I punkt 7.3 «Dokumentasjon og begrensning av kompensasjon» står det at samlet kompensasjon ikke kan overstige 50 % av verdien av oppdraget og uansett begrenset til NOK 10 000 eks. mva. per oppdrag. Kan oppdragsgiver bekrefte hvordan «verdi av det avbestilte eller endrede oppdraget» skal beregnes i praksis (antall timer og hvilken påslagsfaktor/verditakst som legges til grunn), særlig når oppdraget endres i tid/til omfang?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Beregning av økonomisk risiko ved avbestilling/endring må være presis for å prise korrekt og for å unngå uforutsigbar dekning.

   Kilde: 7.1 Avbestillingsfrist og endring av oppdrag og 7.3 Dokumentasjon og begrensning av kompensasjon

6. I punkt 7.2 «Dokumenterbare merutgifter» avgrenses det til «kun lønnskostnader … til navngitt og allerede disponert vikar» og at administrative kostnader/overhead m.m. ikke erstattes. Kan oppdragsgiver presisere om det i denne rammen også kan kreves dekning for lovpålagte kostnader som arbeidsgiveravgift/OTP/feriepenger knyttet til den navngitte disponeringen (dvs. om disse inngår i «lønnskostnader» i oppdragsgivers forståelse)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Avgrensningen mot overhead kan bli tolket ulikt; det er viktig å vite hvilke komponenter som faktisk gir kompensasjon ved avbestilling.

   Kilde: 7.2 Dokumenterbare merutgifter

7. I punkt 8.1 «Prismodell» og 8.2 «Full kostnadsdekning» kreves at påslagsfaktoren inkluderer samtlige kostnader og at oppdragsgiver ikke belastes ytterligere. Samtidig kreves skriftlig forhåndsgodkjenning av variable tillegg i punkt 8.4. Kan oppdragsgiver utdype hvordan dette håndteres når variable tillegg oppstår «på bestillings-/vaktstidspunktet» (f.eks. overtid/ulempetillegg): anses påslagsfaktor som inkluderende også slike tillegg, eller er det separate elementer som kun faktureres etter forhåndsgodkjenning for hver enkelt vakt/tillegg?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker prisstruktur og risikofordeling for tillegg som kan oppstå løpende, og bør avklares for riktig prising og fakturering.

   Kilde: 8.1 Prismodell, 8.2 Full kostnadsdekning og 8.4 Godkjenning av tillegg

8. I punkt 6.3–6.5 og punkt 9.4–9.5 beskrives rapportering/leveringsgrad og krav til timelister/fakturainnhold. Kan oppdragsgiver bekrefte om det finnes et konkret format/mal for månedlig leverandørrapport og for timelister (og om dette leveres av oppdragsgiver), samt hvilke minimumsdata som må inn for at faktura ikke skal returneres?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Praktisk gjennomføring av rapportering og fakturadokumentasjon kan ha egne maler/krav; uten avklaring øker risiko for feil og forsinkelser.

   Kilde: 6.3 Måling og rapportering av leveringsgrad, 6.4 Innhold i leverandørrapporteringen, 9.4 Krav til faktura og timelister og 9.5 Mangelfull fakturadokumentasjon

9. I punkt 4.8 «Intervju» står det at oppdragsgiver kan gjennomføre intervju ved forventet varighet utover en måned og at intervju ikke skal medføre kostnader for oppdragsgiver, og at leverandør ikke har krav på betaling for tid benyttet til å fremskaffe alternativ vikar. Kan oppdragsgiver presisere hvordan «forventet varighet utover en måned» vurderes (f.eks. basert på foreløpig plan, første bestillingslengde eller endringer), og om leverandør kan kreve godtgjørelse for arbeid knyttet til allerede bekreftet vikar som senere ikke godkjennes?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Intervjureglene kan gi vesentlig kostnads- og prosessrisiko; avklaring trengs for å strukturere bemanningsleveranse og prissetting.

   Kilde: 4.8 Intervju (Response required)

10. I punkt 4.5 «Kontinuitet» og 3.2 «Avvik»/6.1 «mangelfull leveranse» beskrives at samme vikar bør tilbys og at avvik påvirker leveransen. Kan oppdragsgiver presisere hvordan kontinuitetskravet vektes opp mot krav til rask erstatning/levering ved fravær eller manglende kvalifikasjon (hva er prioriteringsrekkefølgen ved konflikt)?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Kravene kan trekke i motsatt retning (kontinuitet vs. rask utskifting). Leverandøren må vite prioritering for å unngå kontraktsbrudd og feilressursbruk.

    Kilde: 4.5 Kontinuitet (Response required), 1.12 Fravær, 1.11 Utskifting av personell og 3.2 Avvik (Response required)